如何在 Microsoft Excel 中使用 SUBTOTAL 函数

摘要：要使用 SUBTOTAL 函数，请使用以下语法创建公式：SUBTOTAL(function_number, reference 1, reference 2,...)。您还可以通过选择行，然后单击“数据”选项卡来使用小计功能。在大纲下拉菜单中，选择“小计”。

在 Microsoft Excel 中获取相关项目组的小计很容易。事实上，您有两种方法可以做到这一点。您可以使用 SUBTOTAL 函数或 Subtotal 功能，以效果最好的为准。我们会告诉你怎么做。

什么是 Excel 中的小计？

如前所述，Excel 中的 SUBTOTAL 允许您对列表中的相同或相关项目进行分组，并使用函数来计算值。例如，您可以使用它来按月计算销售额或按学生计算平均成绩。您还可以按产品添加库存或计算下周到期的账单数量。

通过创建公式或使用小计功能使用 SUBTOTAL 函数，只需几步即可获得所需的计算结果。

使用 Excel 小计函数

您可以使用 Excel SUBTOTAL 函数创建一个公式，该函数可以灵活地包含或排除您隐藏的行。

公式的语法是 SUBTOTAL(function_number, reference 1, reference 2,...)，其中前两个参数是必需的。您可以根据需要为其余参数使用其他单元格引用或命名范围。

function_number 参数允许您使用相应的编号插入 11 个函数之一。前 11 个包含隐藏行，而后 11 个不包含隐藏行。因此，只需插入所需功能的编号以及您希望如何处理隐藏行。

作为 SUBTOTAL 函数的示例，我们将使用以下公式对单元格范围 B2 到 B4 中的销售额求和：

=SUBTOTAL(9,B2:B4)

对于下一个示例，我们隐藏了第 4 行和第 5 行。使用第一个公式，我们可以使用数字 9 作为第一个参数来获得我们的总和，以包括隐藏数据。

=SUBTOTAL(9,B2:B6)

现在，我们将从总数中排除那些隐藏的行，使用数字 109 作为我们的第一个参数。

=SUBTOTAL(109,B2:B6)

获得小计后，您可以再次使用 SUBTOTAL 函数在底部进行总计。或者，您可以使用 SUM 函数添加小计。

再举一个例子，我们将使用 average 函数通过以下公式包含隐藏的第 3 行和第 4 行：

=SUBTOTAL(1,C2:C6)

接下来，我们将使用此公式排除隐藏行：

=SUBTOTAL(101,C2:C6)

SUBTOTAL 函数的注意事项

在 Excel 中使用 SUBTOTAL 函数时需要注意以下几点：

• 该函数适用于列或垂直范围，不适用于行或水平范围。
• 如果您在引用参数区域中嵌套了小计，Excel 会在小计结果中忽略它们。
• 当您使用过滤器时，过滤掉的数据将被排除在小计结果之外。

使用小计功能

在 Excel 中使用 SUBTOTAL 函数的另一种方法是使用小计功能。这样，您可以自动添加计算并同时对项目进行分组。 Excel 使用 SUBTOTAL 函数为您完成此操作。让我们看几个例子。

使用按月对销售额进行小计的功能，我们可以按月对数据进行分组，然后在底部对每个组求和并得出总计。

选择要分组和小计的所有行。转到“数据”选项卡，然后在“大纲”下拉菜单中选择“小计”。

当“小计”框打开时，选择您希望如何添加小计。

• At Each Change In：选择要用于分组的列。在这里，我们选择了月份，以便在工作表中的月份发生变化时创建一个新组。
• 使用函数：选择您要使用的函数，例如求和、平均值、最小值、最大值或其他选项。对于我们的示例，我们选择了 Sum。
• 将小计添加到：选中要计算小计的位置的复选框。对于我们的示例，我们选择了销售。

（可选）根据需要选中底部的框以获取其他项目。单击“确定”。

然后您会看到您的数据更新为分组 和 小计行并在底部创建总计。使用加号、减号和数字按钮折叠或展开组以便于查看。

再举一个例子，我们将使用学生成绩。我们将使用小计和分组功能来显示每个学生的平均成绩。这是过程。

选择行，转到数据，然后在大纲下拉菜单中选择“小计”。

在小计框中，我们将在更改下拉列表中选择学生，在函数列表中选择平均值。然后我们将选中等级框。单击“确定”。

我们现在将行按学生分组，每个学生的平均成绩和底部的总体平均成绩。同样，您可以使用左侧的按钮折叠和展开组。

如果您决定在使用小计功能后取消对行的分组，行将恢复正常。但是，那些包含 Excel 使用的 SUBTOTAL 函数的文件将保留供您继续使用，或者如果您愿意，只需将其删除。

如果您计划使用多个组，小计功能可能会变得复杂。但是，如果您对此功能感兴趣，这些基本示例应该可以帮助您入门。

需要注意的一件事是，您不能使用此功能添加 Excel 表格小计。如果您的数据在表格中，您可以按前面所述插入 SUBTOTAL 的 Excel 公式，或者将表格转换为单元格区域以使用该功能。如果您选择后者，您将失去表格功能。

既然您知道如何在 Excel 中插入小计，请查看如何删除重复行。