您应该在电子邮件签名中输入什么信息？

摘要：

在任何专业电子邮件中始终包含全名、职位、公司和电话号码等基本信息。但根据您的行业和收件人，您可能希望添加更多详细信息、照片、徽标或社交媒体链接。

您可能见过一个电子邮件签名，它只是一个名字，另一个包括详细信息、链接和图像。哪个更好？哪个更有效？我们将帮助您决定应将哪些信息放入电子邮件签名中。

这取决于您将签名用于什么

首先，问问自己您将使用签名做什么。它是贵公司的专业签名还是个人签名？默认情况下，您会为每封电子邮件还是仅对某些电子邮件使用签名？您打算在内部和外部电子邮件中都包含签名吗？

大多数创建和使用电子邮件签名的人出于职业原因这样做。如果您是学生或求职者，您也可以使用签名。考虑到这一点，您包含的详细信息可能取决于您的行业、职业或意图。

此外，如果您计划对发送的所有电子邮件使用签名，则您包含的外部邮件和内部邮件（在您的组织内）的详细信息可能会有所不同。在这种情况下，您可以考虑设置多个签名并使用您当时需要的一个。

让我们来看看每个签名应包含的基础知识、您可以添加的可选项目以及您应该从电子邮件签名中删除的详细信息。

这些是您应该包含在签名中的基本细节。

全名：至少，您应该在电子邮件签名中包含您的全名（名字和姓氏）。虽然您可能只在个人电子邮件中使用您的名字，但您应该在专业电子邮件中使用您的全名。

头衔或职位：当您向新人发送电子邮件时，假设他们对您一无所知。他们有你的名字和你的公司（如下），但可能想知道你在公司的职位。

公司名称：同样，由于大多数签名用于商业目的，因此您应该在下方或与您的头衔或职位位于同一行的位置添加您的公司名称。

电话号码：虽然电子邮件是一种可靠的沟通方式，但通常还是需要打电话。如果您的电子邮件收件人想要口头讨论该主题，您应该向他们提供您的电话号码，如果适用，还应提供您的国家代码和分机号。

如果您为内部和外部通信创建单独的电子邮件签名，您可以只包含您的分机号而不是完整的电话号码。如果所有呼叫都通过同一条主线路由，这尤其可以接受。

根据您的职业、组织或您签名的意图，这里有一些您可能想要包含的详细信息。

公司网站：许多人可能认为这是所有签名都应包含的基本内容。但是，这只是您可能想要添加的一个选项。如果是这样，请链接 URL，以便您的收件人可以通过单击访问。

公司邮寄地址或实际地址：如果您所在的组织工作地点不同，例如在多个州、地区或国家/地区，您可能希望包含公司地址以供收件人参考。

电子邮件地址：许多人建议签名中不需要您的电子邮件地址，因为它位于电子邮件的标题中。但是，有些电子邮件应用程序仅显示名称，尤其是在回复时。

照片：如果您想添加个人风格，可以添加一张您自己的照片。如果您决定包含一张照片，请确保它是一张专业的头像，而不是简单的自拍或漫画。

公司徽标：要代表您的公司品牌，请考虑将您的徽标添加到签名中。让您的收件人看到设计使其一目了然就很容易记住，这对您的收件人来说可能是有益的。想一想一些最知名的标志，这些标志使这些品牌可以快速识别。

颜色：如果您决定不包含您公司的徽标，请考虑使用您公司的颜色来代替一点点颜色。你可以简单地为重音、链接或线条使用颜色，但至少要使用一种或两种颜色。

社交媒体链接：为了让您的收件人快速建立联系，您可以包含指向社交媒体网站（如 Facebook、Twitter 或 Instagram）的链接或链接图标。如果您作为自由职业者、承包商或求职者而不是公司使用签名，这将特别有用。

免责声明：许多公司要求在外部消息的电子邮件签名底部提供有关机密性和共享的免责声明。如果您认为可能是这种情况，请咨询您的主管或经理以了解措辞。

如果您不确定是否应该在您的电子邮件签名中包含上面未列出的内容，请避免以下几项。

个人信息：不要在公司签名中包含个人详细信息。例如，避免添加您的个人手机号码或家庭住址，除非您希望您的收件人拥有并可能使用它。

励志名言：虽然名言可能适合个人电子邮件签名，但在专业人士中，它们是不必要的干扰，只会占用空间。

图像签名：您可能会发现有吸引力的电子邮件签名实际上是图像而不是文本。这些通常看起来很可爱，但对于那些使用屏幕阅读器或使用大声朗读功能的人来说是不切实际的。如果您决定使用图像作为签名，请务必包含替代文本。

在电子邮件签名设计方面，您可以找到大量示例、签名生成器和模板来提供帮助。此外，请查看我们的 Outlook 电子邮件签名模板操作方法。

保持简短。建议您的电子邮件签名不要超过四五行。如果细节太多，您的收件人需要时间才能找到他们需要的信息。另外，它在移动设备上可能会占用空间，如下所示。

此外，使用易于阅读的字体，不要过度使用太多不同的字体样式或大小、颜色、图像或社交媒体链接。请参阅上面“不包含的内容”部分中的第一个屏幕截图。

无论您是为不同类型的消息创建单个电子邮件签名还是多个电子邮件签名，请确保首先包含最重要的信息，然后从那里开始提供有用的详细信息。