在 Microsoft Word 中创建邮件合并的最简单方法

当您需要打印信件或向许多客户、客户或员工发送电子邮件时，您可以使用邮件合并快速完成。使用 Microsoft Word 中的邮件合并向导，您可以在几分钟内完成设置。

邮件合并可让您撰写邮件的基础内容、插入姓名并一次性创建所有字母。 Word 的邮件合并向导的好处在于，您可以使用现有列表或即时创建一个。除了电子邮件和信件之外，您还可以自定义信件的各个部分，并将合并用于标签或信封。

在 Word 中创建邮件合并

随着发送商务电子邮件的流行，而不是物理信件，让我们使用创建电子邮件邮件合并的示例。打开 Microsoft Word 文档并撰写消息。

当您完成消息并准备好创建合并时，转到“邮件”选项卡。使用开始邮件合并下拉箭头选择“分步邮件合并向导”。

您会在右侧看到一个打开的边栏，它会引导您完成邮件合并过程。标记顶部的电子邮件消息选项，然后单击底部的“下一步：启动文档”。

接下来，选择使用当前文档选项。如果您确实想使用模板或不同的文档重新开始，请选择该选项。

单击边栏底部的“下一步：选择收件人”。

现在您可以选择您的收件人列表或使用以下选项创建一个。

使用现有列表：选择此选项并单击“浏览”以找到您的文件。当它在 Word 中打开时，您会看到一个框，您可以根据需要在其中优化列表。排序、过滤、查找重复项或验证地址。您还可以使用复选框来选择和取消选择收件人。

从 Outlook 联系人中选择：选中此选项并单击“选择联系人文件夹”以选择文件夹。然后，您会看到该文件夹中的联系人出现在一个框中，就像上面一样，您可以在其中优化列表。

键入新列表：选择此选项，然后单击“创建”以在弹出窗口中输入收件人的详细信息。您可以使用任何您喜欢的字段并自定义列。

选择收件人后，单击侧栏底部的“下一步：编写您的电子邮件消息”。

然后，您可以从您看到的块中进行选择，以将收件人详细信息添加到您的消息中。

地址块：将光标放在文档中您想要地址块的位置。然后，选择收件人姓名的格式，是否要包括公司名称或邮政地址，以及有关该位置的其他详细信息。

您会在右侧看到每个收件人的预览，并可以使用顶部的箭头浏览和查看它们。如果缺少某些内容，请单击“匹配字段”进行更正。

完成后单击“确定”。您将在文档中的所选位置看到地址块变量。

问候语：将光标放在文档中您想要问候语的位置。选择问候语的称呼和格式以及无效收件人姓名的默认值。使用底部的箭头和框预览每个。

完成后单击“确定”，您将在文档中看到问候语变量。

电子邮资：如果您的计算机上安装了电子邮资软件，请选择此选项并按照提示操作。

更多项目：要添加更多字段，例如电话号码或附加地址行，请将光标放在文档中您想要这些字段的位置，选择此选项，然后完成详细信息。单击“插入”或“匹配字段”完成。

要删除您添加的任何项目，只需选择变量并将其从文档中删除。

选择侧边栏底部的“下一步：预览您的电子邮件”。

然后，您将看到信件的预览，其中包含用收件人详细信息填充的变量。使用边栏中的箭头预览每条消息。要更改您的收件人，请选择“编辑收件人列表”或返回并编辑文档，使用侧边栏底部的步骤链接。

完成后，单击“下一步：完成合并”，然后选择“电子邮件”以完成收件人、主题行和邮件格式的详细信息。或者，您可以只发送给特定的收件人。单击“确定”以通过 Outlook 发送电子邮件。

如果您在 Word 中选择不同类型的邮件合并，您只会看到与向导的细微差异。

信件和目录：您可以添加与电子邮件相同的详细信息，但最后您可以打印或编辑单个信件或将目录发送到新文档。

信封和标签：您可以选择不同的选项，例如信封大小、标签类型和字体。然后，打印您的信封或标签。

您可以使用“邮件”选项卡在 Microsoft Word 中从头开始为电子邮件、信件、信封或标签创建邮件合并。但要了解在 Word 中设置合并的最简单方法，请查看邮件合并向导。