使用Microsoft Outlook中的自定义搜索文件夹节省时间

在Outlook中搜索非常简单,但如果定期执行搜索,为什么还要反复输入相同的搜索?自定义搜索文件夹可让您保存这些自定义搜索,这样您只需点击一两下即可返回。

虽然将自定义搜索文件夹视为已保存的搜索很容易,但它们实际上比这更酷。由于它们会自动更新,因此它们实际上更像虚拟文件夹 - 类似于Gmail中的标签功能,除了功能更强大。想要一个文件夹,只显示某个人未读的邮件,并且有一个或多个附件吗?没问题。

我们来看看如何设置它们。

在Outlook中创建预定义的搜索文件夹

Outlook已经有一些您可以使用的预定义搜索文件夹。你无法进​​一步定制任何这些,但它们值得一看,以防万一它们满足你的需求。

首先,您将在窗口左侧的Outlook数据文件的文件夹列表底部找到您的搜索文件夹。每个数据文件都有自己的搜索文件夹,因此如果您使用Outlook检查多个帐户,则可以为每个帐户设置不同的搜索文件夹。

但是,在创建第一个搜索文件夹之前,您甚至无法选择“搜索文件夹”文件夹。要创建搜索文件夹,请切换到功能区上的“文件夹”选项卡,然后单击“新建搜索文件夹”按钮。

这将打开“新建搜索文件夹”窗口。你会看到一堆预定义的搜索文件夹被组织成类别,如阅读邮件,邮件来自人和列表,以及组织邮件。大多数文件夹都是不言自明的,所以我们不会详细介绍它们 - 你可以浏览它们。

在这里,我们正在创建一个显示未读邮件的新搜索文件夹。它是一个非常方便的搜索文件夹,因为它显示所有未读邮件,无论它存储在哪个文件夹中。只需单击要创建的搜索文件夹,然后单击“确定”按钮。

很简单吧?现在,让我们来看看创建自己的自定义搜索文件夹,它们更强大。

在Outlook中创建自定义搜索文件夹

自定义搜索文件夹为您提供了预定义搜索文件夹不包含的其他条件 - 您可以通过Outlook邮件包含的任何字段进行搜索。更重要的是,您可以创建一个使用多个条件来选择邮件的自定义搜索文件夹。例如,您可以只有一个来自某些人的显示消息,并且在主题行中有特定的单词。

要创建搜索文件夹,请切换到功能区上的“文件夹”选项卡,然后单击“新建搜索文件夹”按钮。

 

在“新建搜索文件夹”窗口中,向下滚动到列表底部,选择“创建自定义搜索文件夹”选项,然后单击出现的“选择”按钮。

在“自定义搜索文件夹”窗口中,键入文件夹的名称。

接下来,您将设置搜索条件,因此请点击“条件”按钮。

“搜索文件夹条件”窗口可让您真正自定义搜索,并且可以根据需要选择任意数量的可用条件。

“消息”选项卡包含的基本条件允许您搜索主题或邮件正文,发件人和收件人中的特定单词。您还可以将搜索限制为您是“收件人”行中唯一的人或与其他人一起“收件人”或“抄送”行的邮件。

您甚至可以根据消息的接收,发送,修改等时间指定消息的时间范围。因此,例如,您只能显示过去七天内收到的邮件。

“更多选择”标签提供了更多缩小搜索范围的条件。您可以按特定类别的消息,未读或具有附件的消息,消息的重要性,标记或未标记的消息,甚至消息的实际大小进行搜索。顺便说一下,最后一个可以帮助查找和删除大型附件。

“高级”选项卡允许您根据Outlook对象可以存储的所有字段添加条件。它们有很多,所以我们不会在这里介绍它们。但是如果您需要通过其他标签上找不到的内容进行搜索,则可以通过单击“字段”按钮并浏览菜单来找到它。

当您在这三个选项卡上设置了所需的所有条件后,请继续并单击“确定”按钮返回“自定义搜索文件夹”窗口。在完成之前,您还可以在此处配置一件事。

默认情况下,您创建的自定义搜索将从Outlook数据文件中的所有文件夹中提取。如果要将其限制为仅限某些文件夹,请单击“浏览”按钮。

在“选择文件夹”窗口中,选择要包括在搜索中的文件夹,然后单击“确定”按钮。

然后返回主自定义窗口,继续并再次单击“确定”。

Outlook创建自定义搜索文件夹并将其添加到文件夹视图中。

一旦掌握了使用它,自定义搜索文件夹功能就非常强大。以下是您可以使用搜索文件夹的一些示例:

  • Messages to and from your boss
  • Messages with unresolved followup flags by category (for example, you could search for only the unresolved items in the personal category)
  • Messages with high importance
  • Messages to and from a client (You could even use their full domain in the search box and choose to search all fields)
  • Messages with attachments and that are over a certain size (great for getting rid of big attachments and reducing the size of your data file)

这只是划伤表面。那么,您创建了哪种搜索文件夹?让我们在评论中知道!