如何在PowerPoint演示文稿中链接或嵌入Excel工作表

有时,您希望将数据包含在Microsoft PowerPoint演示文稿中的Excel电子表格中。有两种方法可以执行此操作,具体取决于您是否要与源Excel工作表保持连接。让我们来看看。

链接和嵌入之间有什么区别?

实际上,您有三个选项可以在PowerPoint演示文稿中包含电子表格。第一种方法是简单地从电子表格中复制数据,然后将其粘贴到目标文档中。这没关系,但它真正做的就是将数据转换为PowerPoint中的简单表格。您可以在其上使用PowerPoint的基本表格格式工具,但转换后您不能使用任何Excel的功能。

虽然这有时很有用,但你的另外两个选项 - 链接和嵌入 - 功能更强大,我们将在本文中向您展示如何做。两者都非常相似,因为您最终在目标演示文稿中插入了一个实际的Excel电子表格。它看起来像Excel工作表,您可以使用Excel的工具来操作它。不同之处在于这两个选项如何处理与原始Excel电子表格的连接:

  • If you link an Excel worksheet in a presentation, the target presentation and the original Excel sheet maintain a connection. If you update the Excel file, those updates get automatically reflected in the target presentation.
  • If you embed an Excel worksheet in a presentation, that connection is broken. Updating the original Excel sheet does not automatically update the data in the target presentation.

当然,这两种方法都有优点。链接文档(保持连接除外)的一个优点是它可以保持PowerPoint演示文稿的文件大小,因为数据大部分仍然存储在Excel工作表中,并且只显示在PowerPoint中。一个缺点是原始电子表格文件需要保持在同一位置。如果没有,您将不得不再次链接它。由于它依赖于原始电子表格的链接,因此如果您需要将演示文稿分发给无权访问该位置的人员,则不太有用。

另一方面,嵌入该数据会增加演示文稿的大小,因为所有Excel数据实际上都嵌入到PowerPoint文件中。但是,嵌入有一些明显的优点。例如,如果您将该演示文稿分发给可能无法访问原始Excel工作表的人员,或者演示文稿需要在特定时间点显示该Excel工作表(而不是更新),则嵌入(并打破)与原始表格的连接更有意义。

因此,考虑到所有这些,让我们来看看如何在Microsoft PowerPoint中链接和嵌入Excel工作表。

如何在Microsoft PowerPoint中链接或嵌入Excel工作表

将Excel工作表链接或嵌入到PowerPoint演示文稿中实际上非常简单,并且执行任一操作的过程几乎完全相同。首先打开要同时编辑的Excel工作表和PowerPoint演示文稿。

在Excel中,选择要链接或嵌入的单元格。如果要链接或嵌入整个工作表,请单击左上角行和列连接处的框以选择整个工作表。

通过在Windows中按CTRL + C或在macOS中按Command + C复制这些单元格。您还可以右键单击任何选定的单元格,然后在上下文菜单中选择“复制”选项。

现在,切换到PowerPoint演示文稿,然后单击以将插入点放置在您希望链接或嵌入材料的位置。在功能区的“主页”选项卡上,单击“粘贴”按钮下方的向下箭头,然后从下拉菜单中选择“选择性粘贴”命令。

这将打开“选择性粘贴”窗口。在这里,您将找到链接或嵌入文件的过程中唯一的功能不同。

如果您想嵌入电子表格,请选择左侧的“粘贴”选项。如果您想链接电子表格,请选择“粘贴链接”选项。说真的,就是这样。此过程在其他方面相同。

无论您选择哪个选项,接下来都会在右侧的框中选择“Microsoft Excel工作表对象”,然后单击“确定”按钮。

您将在PowerPoint演示文稿中看到Excel工作表(或您选择的单元格)。

如果您链接 Excel数据,则无法直接在PowerPoint中进行编辑,但您可以双击其中的任何位置以打开原始电子表格文件。然后,您对原始电子表格所做的任何更新都会反映在PowerPoint演示文稿中。

如果嵌入 Excel数据,则可以直接在PowerPoint中进行编辑。双击电子表格中的任意位置,您将保持在同一个PowerPoint窗口中,但PowerPoint功能区将替换为Excel功能区,您可以访问所有Excel功能。这很酷。

当您想要停止编辑电子表格并返回到PowerPoint控件时,只需点击电子表格外的任何位置即可。