如何在Microsoft Word中使用脚注和尾注

无论您是使用Microsoft Word进行个人写作还是专业写作,有时您可能希望在工作的各个部分添加补充说明。也许你想对你的一个论点发表评论,或者你需要引用另一位作者的作品,而不会分散主要文本的注意力。幸运的是,Word提供了有用的工具,可以为您的写作添加脚注和尾注。

注意:我们正在使用Microsoft Word 2016,但至少从Word 2007开始,Word支持脚注和尾注。根据您使用的Word版本,我们在本指南中介绍的菜单可能看起来有点不同。但不要担心 - 功能和功能是相同的。

什么是脚注和尾注?

脚注和尾注都是在正文之外为您的写作添加额外信息的两种方式。把它们想象成语言旁白,只是写作。您可以使用脚注和尾注为您的作品添加旁注,或引用其他出版物,如书籍,文章或网站。脚注和尾注之间的唯一区别在于它们出现在您的文档中。

顾名思义,脚注附在页面底部,包含它们对应的句子。另一方面,尾注被添加到部分或文档的末尾。您在写作中应该使用哪一个取决于您的个人偏好,或者 - 如果您是为学校或工作而写作 - 您的组织的出版标准。

如何插入脚注和尾注

启动Microsoft Word,然后打开要添加脚注的文档(如果刚刚开始,则创建一个新文档)。切换到Word的功能区上的“参考”选项卡。

在这里,您将找到许多用于注释文本的有用功能,包括用于插入目录,添加引用和生成参考书目的工具。此选项卡上的第二组包含我们想要的脚注和尾注功能。

要添加脚注,请将插入点放在要显示脚注的文本中,然后单击“插入脚注”按钮。

Word会在放置插入点的位置添加一个小的上标数字。

然后立即将焦点移至脚注窗格并将插入点放在新脚注中,以便您可以立即开始输入。

脚注出现在页面底部的水平线下方。每次在此页面上添加脚注时,另一个数字将添加到列表中。

添加脚注后,可以将光标悬停在每个句子的参考标记上,以查看文本中脚注的预览。

您还可以通过单击导航栏中的“下一个脚注”按钮,快速选择主要文本和页面底部脚注列表中的脚注。

或者,单击“下一个脚注”按钮上的下拉菜单箭头以选择其他导航选项。您可以选择转到上一个脚注或导航到下一个或上一个尾注。

插入尾注的步骤基本相同。将插入点放在要注释的位置,然后单击Word的功能区“参考”选项卡上的“插入尾注”按钮。

就像脚注一样,Word附加一个包含尾注的上标编号。但这一次,它生成的注释列表出现在当前部分的末尾或文档的末尾(您可以自定义它们出现的位置,我们将稍微讨论一下)。

如何在Word 2016中配置脚注和尾注

Word具有脚注和尾注的基本默认设置,但您可以随时从“参考”选项卡上的菜单调整这些设置。

单击“脚注”菜单右下角的箭头。

这将打开一个Footnote和Endnote窗口,您可以在其中自定义所有脚注和尾注的位置,外观和格式。

默认情况下,Word会在页面底部添加脚注,并在文档末尾添加尾注,但您可以更改这些注释的显示位置。

在“脚注”和“尾注”菜单中的“位置”下,找到“脚注”选项(首次打开菜单时应默认选中它)。打开该选项右侧的下拉菜单,您可以将脚注位置更改为页面底部或文本下方。如果选择后一个选项,Word会将脚注放在主体文本后面而不是页面底部。

要更改尾注的默认位置,请选择“尾注”选项,然后打开右侧的下拉菜单。在那里,您可以将尾注放置更改为当前部分的末尾或文档的末尾。

另一种选择是将所有脚注转换为尾注,反之亦然。此选项允许您一次更改所有选项,而不是单独更改每个选项。如果您正在处理包含大量注释的文档,则此选项可以派上用场。

在“脚注和尾注”菜单的“位置”部分下,单击“转换”按钮。

弹出转换注释对话框,为您提供三个选项:1)将所有脚注转换为尾注,2)将所有尾注转换为脚注,以及3)交换脚注和尾注。选择所需的选项,然后单击“确定”按钮。

默认情况下,Word会创建脚注和尾注列表,其布局与它们出现的页面相同。但是,您可以通过单击“列”下拉菜单并选择要使用的列数,从“脚注”和“尾注”窗口进行调整。

您可以将脚注和尾注设置为在页面上最多显示四个不同的列。

Word还允许您从多个选项中进行选择,以格式化脚注和尾注的编号方式。为每种音符类型选择不同的编号系统通常是个好主意,特别是如果您在同一文档中使用脚注和尾注的组合。这有助于您和您的读者快速区分两者。

在“格式”部分中,单击“数字格式”选项右侧的下拉箭头。选择所需的数字格式。

您还可以使用自定义符号而不是标准编号系统标记笔记。在“自定义标记”选项旁边,单击“符号”按钮。

符号菜单将打开。选择您要用来标记笔记的符号,然后单击“确定”按钮。

您选择的图标应出现在“自定义标记”框中,Word现在将使用此符号标记您的笔记。

默认情况下,单词系列中的单词脚注和尾注从“1”开始(或 a i I 等)并继续整个文件。但是,您可以自定义笔记的起点和连续性。

如果您希望脚注或尾注从系列中的第一个数字以外的其他位置开始(例如, 2 而不是 1 ),请单击“Start At”中的箭头“下拉框增加或减少起始值。这可能有用的一个例子是,如果您正在编写一本包含尾注的书,并且您将每章保存为单独的Word文档。您可以配置每个章节的文档,以开始编写最后一章中断的尾注。

要更改编号系列的连续性,请单击“编号”选项旁边的下拉菜单箭头。

您将看到编写脚注和尾注的三个选项:连续,重新启动每个部分和重新启动每个页面。如果您希望从文档开头到结尾连续编号脚注和尾注,请选择“连续”选项。如果您希望按章节或章节编号,请选择“重新启动每个部分”选项。或者选择“重新启动每个页面”以按页编号。

配置上述选项后,您需要选择将更改应用于文档的方式。在菜单底部,单击“Apply Changes To”选项旁边的下拉菜单箭头。

如果要将更改应用于文档的每个页面和部分,请选择“整个文档”选项。或者选择“本节”仅将更改应用于您当前所在文档的部分。(请注意,如果文档中没有分节符,则不会显示此选项。)

对设置满意后,单击菜单右下角的“应用”按钮。

您还可以通过单击菜单左下角的“插入”按钮,使用所选设置插入新脚注。

如何在Word 2016中交叉引用脚注和尾注

如果您想在整个文本中多次使用相同的脚注或尾注,则可以轻松地执行此操作,而无需一遍又一遍地插入相同的内容。

将插入点放在要将引用插入文本的位置。在“引用”选项卡上,单击“交叉引用”按钮。

在“交叉引用”窗口中,从“参考类型”下拉菜单中选择“脚注”或“尾注”。

接下来,单击“插入参考”下拉菜单。

“脚注编号”选项在常规文本中插入脚注编号,而“脚注编号(格式化)”选项在上标中插入脚注编号。 “页码”选项插入引用页面的编号而不是脚注编号。 “上方/下方”选项会插入单词“上方”或“下方”,具体取决于原始脚注相对于交叉引用的位置。选择所需的选项。

Word允许您在交叉引用之间创建超链接,以便您可以轻松地在文档中显示的任何位置找到相同的脚注。默认情况下会选中“作为超链接插入”选项,因此您可以单击任何交叉引用并自动转到包含原始脚注的文档部分。我们建议选中此选项,但如果您愿意,可以取消选中。

在“For Which Footnote”选项下,选择您要交叉引用的脚注,然后单击菜单底部的“插入”按钮。