如何在 Google 日历中设置外出

Google 日历外出通知可让您根据具体情况显示您是否有空。您可以方便地让人们知道您不在办公室以及您可能离开办公室多久。使用此功能时，Google 日历会自动拒绝会议，直到您返回。

使用 Google 日历外出功能

当您需要离开办公室时，通知那些可能需要与您联系的人是合理的。这可能是客户或同事。使用 Google 日历外出功能可以让您轻松完成此操作。

在计算机上设置

使用计算机，您可以在外出时轻松设置 Google 日历。提示：Chrome 允许您在新标签页或窗口页面上访问所有 Google 应用程序。

1. 打开谷歌日历。

   

2. 选择“创建”。
   

   

3. 选择“不在办公室”。
   

   

4. 输入活动日期。您也可以自由添加特定时间段。

   

5. 可以更改拒绝设置，并且您可以添加拒绝消息。

   

6. 选择“保存”。
   

   

在 Android 和 iOS 上设置

此 Google 日历功能还可以使用 Android 和 iOS 设备轻松设置。无论您身在何处，都可以进行此工作。

1. 打开谷歌日历。

   

2. 点击底部的“创建”，如加号所示。

   

3. 点按“不在办公室”。
   

   

4. 选择您计划外出的日期。如果您愿意，也可以指定时间。

   

5. 点击保存
   

   

此功能允许您安排在选定的时间和日期之外重复的外出活动。通过在 Google 日历中将外出添加为活动，日历将拒绝与该时间重叠的任何活动邀请。这种外出方法可以让您拔掉电源并停止接收会议请求。

注意：学校或单位的 Google Workspace 均可使用此功能。它不适用于个人帐户。

设置外出工作时间的 Google 日历

Google 日历允许您自定义工作时间安排。过去，您必须设置一个时间段的工作时间，然后在一周的其他日子复制该工作时间。 Google 日历允许您自定义一周中每一天的工作时间。日历也可以共享。

当您设置工作时间时，如果有人试图在这些时间之外安排会议，系统会自动发送一条通知，告知他们您没空。

另一个有用的功能是 Google 日历能够自动确定工作时间。这基于您的日程安排历史记录。如果建议不准确，可以更改。

设置办公时间时，时区并不重要。相反，Google 会自动推断时区。这消除了任何可能的混乱。

设置外出时自动回复

有些人还将外出通知称为假期回复，谨慎的做法是在您离开时添加一条通知。设置 Gmail 帐户的自动回复相对容易。

在计算机上设置

在计算机上设置自动回复需要执行几个步骤。但正确的做法会让你得到想要的结果。

1. 打开 Gmail。

2. 选择顶部的齿轮图标以打开设置。

   

3. 选择“查看所有设置”。
   

   

4. 向下滚动到“假期响应者”。
   

   

5. 单击“假期应答器开启”。
   

   

6. 输入日期范围、主题行和您的消息。

   

7. 如果您希望只有您的联系人才能看到您的休假回复，请选中您的消息下方的复选框。

   

8. 选择“保存更改”。
   

   

在 Android 和 iOS 上设置假期回复器

网络上的许多模板可用于编写良好的自动回复消息。它必须既专业又友好。

1. 打开 Gmail。

   

   • 重要提示：此步骤不适用于 Apple 设备上预装的邮件应用程序。

2. 点击左侧的汉堡菜单。

   

3. 向下滚动并点击“设置”。
   

   

4. 选择您要设置自动回复的帐户。

   

5. 选择“假期响应者”。
   

   

6. 切换开关以启用响应器。

   

7. 输入日期范围、主题行和您的消息
   

   

8. 在 Android 上点击“完成”，在 iOS 上点击“保存”。

   

使用自动回复时的注意事项

详细了解此功能及其工作原理可以提升您的体验。关于 Gmail 假期回复需要记住的一些事项包括：

• 自动回复的有效期为从您安排外出活动时的午夜到安排的最后一天的 11:59。在此时间过去之前可以更改此设置。
• 如果您收到垃圾邮件，则不会自动回复。作为邮件列表的一部分收到的消息也是如此。
• 如果您使用的 Google Workspace 帐号是单位帐号，您可以进行设置，以便只有单位内的人员才会收到自动回复。
• • 如果同一个人在收到第一封电子邮件四天后联系您，而您仍然没有空。
  • 如果您调整自动回复并且同一个人发送了另一封电子邮件。

与外出消息相关的最佳实践

创建一份专业可读的外出信息非常重要。它也需要是积极的。一个好的信息应该包括以下内容：

• 您计划离开和返回的日期。在设置办公时间时，您必须具体说明您有空的时间和日期。
• 估计需要多长时间才能给出答复。或者，您可以使日历对所有人可见或共享，以便每个人都可以知道您何时有空。
• 遇到紧急情况时，接收者应该做什么。这应该包括他们可以联系到的人的联系电话号码。
• 消息应该具有一定的个性。虽然您可以设计出幽默、聪明和尖刻的信息，但在许多情况下保持专业和简洁是明智的。
• 请记住使用 Gmail 等其他系统来记录您的缺席情况。

一旦假期结束或回到办公室，您应该通过做几件事来轻松恢复工作。这些包括：

• 关闭所有外出消息。谷歌会自动处理这个问题。不过，您可以复查一下，以确保万无一失。此外，如果您返回时间早于预期，您可以手动关闭消息。
• 查看日历以查看当天设置的约会和任务。这给了你一个做好准备的机会。
• 检查完您的约会和任务后，根据优先级安排它们。首先从重要的任务开始，然后让其他任务跟进。
• 尽量让事情变得简单。当您离开时，可能需要一些时间才能赶上所有事情。保持清醒的头脑和计划来完成它可以让你更轻松地赶上来。
• 遵守时间表：设定时间表后，就遵守它。这让您的客户、家人和同事有信心能够联系到您。

拥抱自动化并利用 Google 日历功能

Google 日历的外出功能消除了与手动取消约会和约定相关的一些不确定性。通过利用此功能，您可以享受外出时光，而不必担心重要消息在离线时收不到回复。外出功能让他们知道您何时离开，并自动拒绝任何会议邀请等。

您是否尝试过 Google 日历的外出功能？效果如何？请在下面的评论部分告诉我们。