如何在 Google 表格中插入下拉列表
当许多用户需要将数据输入共享的 Google 表格时,通常会造成混乱。这时候下拉列表就可以发挥很大的作用。
如果您不希望队友随机输入条目、输入错误或弄乱公式,您可以通过创建一个下拉列表供他们选择来验证他们的条目。
本文向您展示了有关在 Google 表格中创建下拉列表所需了解的所有信息。让我们开始吧!
使用数据验证插入下拉列表
打开正在处理的 Google 表格后,插入下拉列表就很容易了:
要将下拉列表添加到一个单元格,请“右键单击”。要选择多个相邻单元格,请转到步骤 2。
- 要将下拉列表添加到多个相邻单元格(水平或垂直),请左键单击一个单元格,然后使用“Shift + 箭头” 键选择全部(或使用鼠标左键单击并突出显示它们),然后右键单击其中一个。
- 要将下拉列表添加到多个不相邻的单元格,请按住“Ctrl”键,选择单元格,然后右键单击其中一个。
在右键菜单中,选择“查看更多单元格操作”,然后选择“数据验证 -> 标准”。<
为您要创建的项目选择“项目列表”选项或“从范围内列出”选择适合您的单元格作为项目。
如果您选择“项目列表”,请使用不带空格的逗号添加条目,例如“已批准、已拒绝、已取消”。
如果您选择“从范围内列出”,请选择要成为可选条目的单元格。
接下来,添加复选标记“在单元格中显示下拉列表”以启用向下箭头。如果您希望用户能够打字,只需取消选中该选项即可。
- 要让人们键入数据但看到警告,如果列表中没有任何内容,请选择“显示警告”。
- 要防止人们输入列表中未找到的无效项目,请选择“拒绝输入”。
点击“保存”。
如何修改下拉列表
要修改下拉列表,只需执行以下步骤:
- 单击您要修改的一个或多个单元格。
- 点击“数据 -> 数据验证”。
- 找到列出的条目,对其进行编辑,然后单击“保存”。
如何删除下拉列表
如果您需要重新开始、移动下拉列表或将其删除,请执行以下操作:
- 单击您要修改的一个或多个单元格。
- 点击“数据 -> 数据验证”。
- 选择“删除验证”。
什么是数据验证?
数据验证是 Google 表格中的一个选项,可帮助您通过验证项目来组织数据。您可以通过单击主菜单中的“数据”并选择“数据验证”来访问它。最常见的是,它用于在不同单元格中创建下拉列表,以验证用户的输入是否与预选选项相匹配。它还允许您修改任何给定列表的内容和设计。
验证数据的方法之一是应用允许用户输入预定义类型的数据的标准,例如数字、日期或项目列表。
如何对下拉列表使用数据验证
- 在“数据验证”菜单中,点击“条件”。
- 检查您希望队友输入的适当类型的项目。
- 如果您愿意,您可以在输入框中添加精确的项目,例如数字、公式、日期或单词。
- 完成后,点击“保存”。
使用下拉列表
下次您或其他任何人单击该下拉单元格时,将会出现您添加的项目列表,而不是用于键入内容的选项。如果您已选中“显示验证帮助文本”框,则每次有人单击经过验证的单元格之一时,都会显示您输入的文本。
如果您选择了“显示警告”选项,则输入无效数据将触发单元格右上角的红色标记,并在将鼠标悬停在其上时显示警告。
如果您选择了“拒绝输入”选项,人们还会收到弹出警告,并且无法保存无效项目。
使用颜色对下拉列表中的数据进行排序
如果您想更轻松地浏览工作表并向下拉列表添加一些颜色,您可以使用“条件格式”。
- 选择包含您希望采用特定颜色的下拉列表的单元格。
- 右键单击并选择“条件格式”,然后选择“单色”或 >“色阶。”
- 在“格式样式”部分中选择颜色或比例。
- 点击“完成”(或“添加其他规则”。)
数据验证还可以做什么?
除了向工作表添加下拉列表之外,您还可以将数据验证用于其他目的,包括:
- 跟踪未来的任务。在数据验证中,选择“日期”选项,如上所述设置条件格式,并将其设置为包含特定日期的所有项目自动变灰。
将值设置为复选框。当您将复选框添加到下拉列表时,您可以为其分配“是”或“否”等值。
- 在“数据”菜单中选择“数据验证”。
- 在“标准”下,选择“复选框”。
- 选择“使用自定义单元格值”并键入“是”、“否”或您想要的任何内容。
使用下拉列表有所作为
Google 表格提供插入下拉列表、验证数据等选项,是 Microsoft Excel 的绝佳免费替代品。数据验证可帮助您将单元格内的值限制为您可以根据需要定义、更改或删除的项目范围或列表。虽然您的队友可以插入他们的数据并为您的项目做出贡献,但您可以防止他们弄乱共享工作表。