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如何在 LibreOffice 中使用所有者和用户密码保护文档和 PDF 文件


有两种方法可以保护 PDF 文件:所有者密码和用户密码。我们将解释每一项的用途,并向您展示如何将它们应用于您的 PDF 文件。

所有者或权限密码允许您将权限应用于 PDF 文件。例如,如果您不想打印 PDF 文件或提取页面,您可以选择允许和不允许的内容,并为 PDF 文件应用所有者密码。所有者密码也可以称为主密码。它允许您更改这些权限。

用户或打开密码允许您要求用户输入密码才能查看 PDF。如果他们没有输入正确的密码,PDF 文件将无法打开。

有多种用于保护 PDF 文件的在线服务,例如 PDFProtect,但如果您想为敏感文档添加密码,您可能不愿意将其上传到您不知道的服务。因此,我们将重点关注本指南中的最佳离线选项。

我们已经介绍了如何在 Microsoft Word 中创建受密码保护的 PDF 文件,但这只会添加用户密码。没有添加所有者密码的选项。我们做了一些研究,发现离线保护 PDF 文件的最佳选择是免费办公套件 LibreOffice。我们将向您展示如何使用密码保护 Microsoft Word 或 LibreOffice Writer 文档,以及如何从文档创建受密码保护的 PDF 文件。

注意:我们在示例中使用 Word 文件,但您可以对 LibreOffice Writer 文档(.odt 文件)执行相同的操作。您还可以在 LibreOffice 中打开 PDF 文件。它们在 LibreOffice Draw 中打开,即使您在 Writer、Calc 或 Impress 中,但在 Draw 中使用密码保护它们的过程与在其他 LibreOffice 程序中相同,并且在“如何将文档转换为受密码保护的 PDF 文件”部分。您会将未受保护的 PDF 文件转换为受密码保护的文件。

如何向文档添加打开和权限密码

在开始之前,请下载并安装 LibreOffice,如果您不想安装 LibreOffice,也可以下载便携版。打开 LibreOffice Writer,然后打开一个 Word 文件。单击工具栏上“保存”按钮上的向下箭头,然后从下拉菜单中选择“另存为”。

在“另存为”对话框中,导航到要保存受保护文档的位置。对于我们的示例,我们将替换原始文档。如果要将受保护的文档另存为新文件,请在“文件名”框中为文件输入不同的名称。要使用密码保护文档,请选中“使用密码保存”框。然后,单击“保存”。

如果您要替换原始文件,将显示“确认另存为”对话框。单击“是”替换文件。

在“设置密码”对话框中,您可以指定两种类型的密码,就像 PDF 文件的用户密码和所有者密码一样。要要求用户输入密码才能查看文档(如用户密码),请在“输入密码打开”框和“文件加密密码”下的“确认密码”框中输入密码。如果您还想保护文档不被编辑(如所有者密码),单击对话框中间的“选项”,然后在“输入密码以允许编辑”框和“确认密码”框中输入密码在文件共享密码下。

注意:文件共享密码仅适用于 LibreOffice Writer 文档,不适用于 Word 文档。如果您想使用文件共享密码,请将您的文档保存为.odt 文件,这是上图另存为对话框中“保存类型”下拉列表中的第一个选项。

输入密码以允许自动编辑会使文档以只读模式打开。如果您想默认以只读模式打开文件而不需要密码,请选中“以只读方式打开文件”框并将“文件共享密码”下的密码框留空。

单击“确定”。

如果您对文档应用了打开密码,则下次打开该文件时,系统会要求您输入打开密码。

如果您的文件是 LibreOffice Writer 文档 (.odt) 并且您为其分配了文件共享密码,则该文档将以只读模式打开。要编辑文档,请单击黄色栏中的“编辑文档”按钮。

您将被要求输入文件共享密码才能修改文件。

如何将文档转换为受密码保护的 PDF 文件

您还可以将 Word 文档或 LibreOffice 文档转换为受密码保护的 PDF 文件,并为其应用用户和所有者密码。为此,请打开文档,然后从“文件”菜单中选择“导出为 PDF”。

在“PDF 选项”对话框中,单击“安全”选项卡。

在File Encryption and Permission下,最初有“No open password set”(用户密码)和“No permission password set”(owner password)。要设置这些密码,请单击“设置密码”。

在“设置密码”对话框的“设置打开密码”下,输入两次查看 PDF 文件所需的用户密码。在“设置权限密码”下,输入所有者密码,以防止打印、编辑 PDF 文件或从中提取内容。单击“确定”。

注意:您不必同时使用这两个密码,但我们建议您这样做以提高安全性。仅应用了两个密码之一(任一)的 PDF 文件不如应用了两个密码的 PDF 文件安全。 Planet PDF 解释了为什么在保护 PDF 文件时使用两个密码比一个密码更好。

您将返回到“PDF 选项”对话框,您设置的密码状态显示在“设置密码”按钮下方。如果您选择设置权限(所有者)密码,对话框右侧的选项将变为活动状态。如果您不希望任何人打印文档或对文档进行任何类型的更改,请在“打印和更改”下选择“不允许”。如果您只想限制打印类型和可以进行的更改,请选择打印和更改下的另一个选项。如果您不希望任何人从您的 PDF 文件复制内容,请确保未选中“启用内容复制”框。出于辅助功能目的,最好选中“为辅助工具启用文本访问”框。单击“导出”。

在“导出”对话框中,导航到要保存受密码保护的 PDF 文件的文件夹。在“文件名”框中输入文件名,然后单击“保存”。

如果您为 PDF 文件分配了打开(用户)密码,则下次打开它时将要求您输入该密码。

您将在标题栏中的文件名右侧看到“(SECURED)”,表示它是一个加密的 PDF 文件。

如果您对 PDF 文件应用了权限(所有者)密码,并选择不允许打印,您会注意到当您单击“文件”选项卡时“打印”选项显示为灰色。

在 LibreOffice Calc、Impress 和 Draw 中,向文档添加打开和权限密码以及将文档转换为受密码保护的 PDF 文件的过程是相同的。