如何使用 Microsoft Office 密码保护文档和 PDF

Microsoft Office 可让您加密 Office 文档和 PDF 文件，除非知道密码，否则任何人都无法查看文件。现代版本的 Office 使用你可以信赖的安全加密——假设你设置了一个强密码。

以下说明适用于 Microsoft Word、PowerPoint、Excel 和 Access 2016，但其他最新版本的 Office 中的过程应该类似。

Microsoft Office 的密码保护有多安全？

Microsoft Office 的密码保护功能过去名声不佳。从 Office 95 到 Office 2003，加密方案都很弱。如果您的文档受 Office 2003 或更早版本的密码保护，则可以使用广泛使用的密码破解软件轻松快速地绕过该密码。

在 Office 2007 中，Microsoft 更加重视安全性。 Office 2007 切换到使用 128 位密钥的高级加密标准 (AES)。这被广泛认为是安全的，意味着 Office 现在在您设置密码时使用真正的、强大的加密来保护您的文档。我们测试了 PDF 加密功能，发现它在 Office 2016 上也使用了 128 位 AES 加密。

您需要注意两件大事。首先，只有完全加密文档的密码才是安全的。 Office 还允许您设置密码以“限制编辑”文件——理论上，允许人们在没有密码的情况下查看文件但不能编辑文件。这种类型的密码很容易被破解和删除，从而允许人们编辑文件。

此外，Office 的加密只有在您保存为 .docx 等现代文档格式时才能正常工作。如果您保存为与 Office 2003 及更早版本兼容的 .doc 等较旧的文档格式，Office 将使用较旧的、不安全的加密版本。

但是，只要您以现代 Office 格式保存文件并使用“使用密码加密”选项而不是“限制编辑”选项，您的文档就应该是安全的。

如何使用密码保护 Office 文档

要使用密码保护 Office 文档，请先在 Word、Excel、PowerPoint 或 Access 中打开它。单击屏幕左上角的“文件”菜单。在“信息”窗格中，单击“保护文档”按钮并选择“使用密码加密”。

该按钮在 Microsoft Word 中仅命名为“保护文档”，但在其他应用中也有类似的名称。在 Microsoft Excel 中查找“保护工作簿”，在 Microsoft PowerPoint 中查找“保护演示文稿”。在 Microsoft Access 中，您只会在“信息”选项卡上看到一个“使用密码加密”按钮。这些步骤将以其他方式工作。

注意：如果你只想限制文档的编辑，你可以在这里选择“限制编辑”，但正如我们所说，这不是很安全，很容易被绕过。如果可以，最好加密整个文档。