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如何测试您在 Microsoft Word 或 Outlook 中写作的“可读性”


Microsoft Word 和 Outlook 长期以来一直具有查看您所写内容的“可读性”统计信息的功能,因此您知道您所写的内容有多简单或多复杂。这有助于确保您的文章对目标受众具有足够的可读性。

在旧版本的 Word 中,只需在状态栏上单击一下即可使用该功能。在从 2013 开始的版本中,您必须先启用该功能,然后通过运行拼写和语法检查来访问它。

Word 和 Outlook 中的拼写和语法检查在校对面板中进行,并提供了一种相当可靠的文档校对方法。有一些更好的 Office 语法检查插件,但即使启用了这些插件,您仍然需要启用内置语法检查才能使用可读性统计信息。这是否值得真的取决于你。如果您不介意启用语法检查,只是不想在工作时被波浪形的下划线分散注意力,您可以随时在键入时关闭拼写和语法检查。

如何启用可读性统计

要访问 Word 中的可读性统计信息,您首先需要打开该功能。在 Word 中,单击“文件”选项卡,然后单击“选项”。在“选项”窗口中,选择“校对”选项卡。启用“检查拼写语法”和“显示可读性统计信息”复选框。完成后单击确定。

该过程与 Outlook 中的类似。单击文件选项卡,然后单击选项。在“选项”窗口中,选择“邮件”选项卡,然后单击“拼写检查和自动更正”按钮。

在编辑器选项窗口中,选择校对选项卡。启用“检查拼写语法”和“显示可读性统计信息”复选框,然后单击“确定”。

请注意,在 Word 和 Outlook 中,如果您觉得分散注意力,可以在键入时取消选择检查拼写和语法错误的选项。

如何查看可读性统计信息

现在您已经启用了阅读统计,检查文档或文本选择的可读性分数就很简单了。您所要做的就是运行拼写和语法检查。您可以选择要检查的特定文本,或确保未选择任何内容以检查整个文档。通过按 F7 键或单击窗口底部状态栏中的校对按钮启动拼写和语法检查。

运行拼写和语法检查,完成后,将弹出可读性统计窗口。

该窗口会向您显示一些基本统计数据,例如字数和字符数,以及一些平均值,例如每段的句子数。在可读性部分,您会看到两个分数:Flesch Reading Ease 和 Flesch-Kincaid Grade Level。这两个分数均基于计算平均句子长度 (ASL) 和每个单词的平均音节数 (ASW) 的公式。

  • Flesch Reading Ease。该分数以 100 分制对文本的可读性进行评分,分数越高越容易阅读。 0-60 的分数通常被视为大学或大学毕业生水平,并且相当难以阅读。 60-80 的分数被认为是相当容易阅读和用简单的英语书写的。大多数专业文件都属于这个范围。高于 80 分的分数被认为对孩子来说容易阅读。
  • Flesch-Kincaid 年级水平。该分数根据美国学校年级水平对文本的可读性进行评级。例如,4.0 分意味着四年级学生可以理解的写作。大多数专业文件都在 7.0-11.0 的范围内。

如果您想了解事物背后的数学原理,用于确定 Flesch Reading Ease 分数的公式是:

206.835 -- (1.015 x ASL) -- (84.6 x ASW)

用于确定 Flesch-Kincaid Grade Level 分数的公式为:

(.39 x ASL) + (11.8 x ASW) -- 15.59

就是这样!这是一个启用和使用的简单功能,虽然您可能不想将您编写的所有内容都基于可读性分数,但它们仍然可以作为确保您的写作能够吸引正确受众的便捷工具。