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如何自动化 Outlook 收件箱以实现最大效率


快速链接

  • 使用快速步骤
  • 打开重点收件箱
  • 创建电子邮件模板
  • 安排电子邮件延迟送达
  • 利用扫一扫功能
  • 设置外出时自动回复
  • 智能过滤传入电子邮件
  • 自动存档旧电子邮件

手动管理不断涌入的电子邮件感觉像是一份全职工作。这就是为什么自动化收件箱是有意义的。借助快速步骤和电子邮件过滤器等功能,您可以简化日常任务并让 Outlook 完成繁重的工作。以下是我如何自动化 Outlook 收件箱。

1 利用快速步骤

我过去常常手动执行相同的操作,例如归档电子邮件、将其标记为已读或将其移动到特定文件夹,这需要时间和精力。为了简化流程,我开始使用自定义快速步骤,从此管理电子邮件变得非常容易。它让我只需点击几下即可自动执行重复性任务,并使我的收件箱井井有条。

要在 Outlook 中设置快速步骤,请转到“主页”选项卡,然后单击“快速步骤”组右下角的向下箭头。然后,单击“新建”,选择要自动执行的操作,如果需要,单击“自定义”以创建自定义快速步骤。完成后,单击“完成”并开始使用快速步骤自动执行任务。

2 打开重点收件箱

重点收件箱功能彻底改变了我跟踪重要电子邮件的方式。在使用它之前,重要的消息常常被埋在一堆不太相关的消息下面。此功能现在自动将我的收件箱分为两个选项卡:“重点”和“其他”。 “重点”选项卡包含来自频繁联系人的电子邮件,而优先级较低的电子邮件则分类到“其他”选项卡中。

要激活重点收件箱,请打开 Outlook 并转到顶部菜单中的“查看”选项卡。从那里,单击“显示重点收件箱”。如果 Outlook 将一封电子邮件放错了选项卡,请右键单击它并将其移至正确的选项卡。 Outlook 将根据您的偏好调整未来电子邮件的排序。

3 创建电子邮件模板

当我开始第一份工作时,我常常浪费大量时间从头开始重复起草相同类型的电子邮件。这是一个菜鸟错误,但在得到一位资深同事的建议后,我为常用的电子邮件创建了模板。我使用预先编写的模板,这使我的电子邮件通信更快、更一致。

要在 Outlook 中创建模板,请起草电子邮件,包括主题行和正文,并在需要时留下“收件人姓名”等占位符。完成后,单击电子邮件窗口中的“文件”并选择“另存为”。在“保存类型”下拉列表中,选择“Outlook 模板”(*.oft),并使用易于记忆的名称保存。

4 安排延迟发送的电子邮件

Microsoft Outlook 允许您立即起草电子邮件并安排稍后发送,从使用 Outlook 的第一周起我就一直在使用它。此功能帮助我轻松地跨不同时区协调、发送及时提醒并确保我的电子邮件在正确的时间到达。

它还允许我在空闲时间写电子邮件,并在一天中将它们隔开,从而更轻松地管理回复。要在 Outlook 中安排电子邮件,请准备好电子邮件,转到电子邮件窗口中的“选项”选项卡,然后单击“更多选项”组中的“延迟发送”。然后,选中“在此之前不交付”旁边的复选框,并选择您想要的日期和时间。

之后,单击“关闭”,然后单击“发送”。该电子邮件将保留在您的发件箱中,并在预定时间自动发送。

5 利用扫描功能

Sweep 是一个方便但经常被忽视的工具,用于管理重复和不需要的电子邮件。我直到比应有的时间晚得多才开始使用它。此功能使您只需单击几下即可快速删除、移动或存档来自特定发件人的大量电子邮件。我经常使用它来清除收件箱中的新闻通讯和促销电子邮件。

要使用“扫描”功能,请选择您要管理的发件人的电子邮件,然后在“主页”选项卡中找到“扫描”按钮。单击它打开下拉菜单,然后选择您喜欢的操作:从收件箱文件夹中移动所有邮件、仅保留最新邮件并删除其余邮件、从收件箱中删除所有邮件等等。

选择您的首选操作后,单击“确定”。然后,等待 Outlook 客户端处理您的请求。

6 设置外出时自动回复

我始终推荐大家使用的一项功能是外出自动回复。它会通知其他人您没空,无论是出差还是度假,并让他们知道何时可以得到回复。这样,您的收件箱就不会被电子邮件和后续邮件淹没,而且您回来后也无需解释您的缺席情况。

要在 Outlook 中设置自动回复,请转到“文件”选项卡,单击“自动回复”,然后启用“发送自动回复”选项。选中“仅在此时间范围内发送”框并设置您缺席的开始和结束日期/时间。您甚至可以为组织内部和外部的人员创建不同的消息。

完成后,单击“确定”,Outlook 将在您指定的时间内为您处理自动回复。

7 智能过滤传入电子邮件

简化电子邮件管理的最有效方法之一是智能过滤传入消息。我设置了规则,将特定联系人的重要电子邮件定向到他们的文件夹中,将不太重要的电子邮件单独分类,标记包含某些关键字的电子邮件等等。通过这种过滤,大多数电子邮件会直接发送到指定位置。

要在 Outlook 中创建规则,请转到“主页”选项卡,单击“规则”,然后选择“管理规则和警报”。然后,单击“新规则”并选择自动过滤电子邮件的标准。

除了前面提到的示例之外,您还可以设置规则以自动应用类别、使用条件格式突出显示重要电子邮件等等。

8 自动存档旧电子邮件

保持 Outlook 收件箱井井有条的最有效方法之一是使用自动存档功能。通过自动存档,我可以根据特定的时间间隔自动将电子邮件从收件箱移动到指定的文件夹或存档。这可以防止我的收件箱因不再需要的电子邮件而变得混乱。

如果我需要访问任何存档的电子邮件,我可以轻松地在各自的文件夹中找到它们。要在 Outlook 中设置自动存档,请转到“文件”>“选项”。接下来,单击左侧窗格中的“高级”,找到“自动存档”部分,然后单击“自动存档设置”。从那里,您可以选择希望自动存档运行的频率(例如,每 7 或 14 天)。

您还可以指定用于存档的特定文件夹,并将自动存档配置为仅适用于某些电子邮件。


这些是我在 Outlook 中用于自动化电子邮件管理的一些方法。它们有助于最大限度地减少手动工作并防止我的收件箱变得混乱。如果您还没有尝试过,那么您就错过了。此外,我们经常在 Outlook 中犯下无意的错误,这可能会使收件箱管理变得复杂,因此您应该尽量避免这些错误。

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