如何在 Outlook 中导出和导入规则

如果您使用 Outlook 已有相当长的时间，则可能设置了一些规则来帮助您管理电子邮件的浪潮。如果你有一台新电脑，或者你正在重新安装 Windows，你不需要重新设置它们——只需导出它们。

Outlook 中的规则是您设置的一系列步骤，在收到电子邮件时自动对它们执行特定操作。例如，您可以在收到重要电子邮件时自动显示通知，将类似电子邮件移至特定文件夹，或标记消息以在特定时间跟进。

值得庆幸的是，Outlook 有办法备份这些规则。如果您必须重新安装 Windows、在新计算机上设置 Outlook 或与其他人共享您的规则，这将非常有用。

如何导出 Outlook 规则

首先，确保“主页”选项卡处于活动状态。在“移动”部分，单击“规则”并从下拉菜单中选择“管理规则和警报”。

注意：您还可以通过单击“文件”选项卡，然后单击“帐户信息”屏幕上的“管理规则和警报”按钮来访问规则和警报。

显示“规则和警报”对话框。在“电子邮件规则”选项卡上，单击您创建的规则列表上方工具栏上的“选项”。

注意：此处列出的所有规则都将被备份，而不仅仅是选定的规则。

在“选项”对话框中，单击“导出规则”。

显示“将导出的规则另存为”对话框。导航到要保存规则备份文件的文件夹。在“文件名”编辑框中输入备份文件的名称。在“保存类型”下拉列表中默认选择“规则向导规则（*.rwz）”类型，并自动将.rwz 扩展名添加到文件中。如果您要与使用与您相同版本的 Outlook 的其他人共享您的规则，请单击“保存”。如果您要与使用旧版 Outlook 的人共享您的规则文件，则需要选择不同的在保存文件之前确定规则文件的类型，如下所述。

除了当前版本 Outlook 的规则文件格式外，“保存类型”下拉列表还提供了三种额外的规则文件格式，供仍在使用 Outlook 2002、2000 或 98 的用户选择。选择一种根据需要选择这些选项，然后单击“确定”以保存规则文件。

注意：如果您与使用不同旧版 Outlook 的多人共享您的规则，请选择最早的版本，因为旧版规则文件始终可以在新版 Outlook 中打开。

导出规则文件后，单击“选项”和“规则和警报”对话框中的“确定”以返回主邮件屏幕（或“帐户信息”屏幕，具体取决于位置你开始了）。

现在您可以将生成的 .rwz 文件备份到任何外部或网络驱动器或与其他人共享。

如何导入 Outlook 规则

现在，假设您已经设置了新计算机，安装了 Office，从旧计算机导入了您备份的 Outlook 数据文件（规则未保存在 Outlook 数据文件中），并且您已准备好检查电子邮件。让我们导入您创建和备份的规则，这样 Outlook 就可以在收到电子邮件时自动对其采取操作。以我们之前讨论的两种方式之一打开“规则和警报”对话框。请注意，规则列表是空。要修复该问题并导入您的规则，请单击“选项”。

在“选项”对话框中，单击“导入规则”。

显示“从以下位置导入规则”对话框。导航到保存规则备份文件的文件夹，选择 .rwz 文件，然后单击“打开”。

您会注意到，在仍然打开的“选项”对话框后面的“规则和警报”对话框上的规则列表中填满了您的自定义规则。单击“选项”对话框中的“确定”将其关闭并返回到“规则和警报”对话框。

如果您在导入规则之前检查了电子邮件，您现在可以在已收到的电子邮件上运行您的规则。为此，请单击“规则和警报”对话框中规则列表上方工具栏上的“立即运行规则”。

在“立即运行规则”对话框中，选择要运行的规则，然后单击“立即运行”。规则运行后，单击“关闭”，然后单击“规则和警报”对话框中的“确定”将其关闭。现在，您的规则将自动运行，检查您收到的电子邮件并执行您的操作指定，所有幕后。

注意：如果在原始计算机上创建的规则中使用了特定的文件夹、人员等，但在其他计算机上不可用，则某些规则可能不适用于其他计算机。