如何在 Microsoft Word 中引用其他文档中的文本

您可能在 Word 文档中经常键入一些文本，例如地址。无需每次需要时都重新键入此文本，您可以将此常用文本放入一个 Word 文档并在其他文档中引用它——如果您更改它，它甚至会在您的所有文档中自动更新。

假设您想将地址放在文档的页脚中，但地址会不时更改。您可以将地址存储在单独的通用 Word 文档中，并使用报告中的字段从通用文档中提取文本，并在更改时更新。我们将向您展示如何操作。

首先，创建一个新的 Word 文档，它将作为您要插入其他 Word 文档的地址的存储库。将其保存在其他文档可以访问的位置。例如，不要将它保存在您并不总是可以访问的网络驱动器上。

我们将使用书签来引用我们常用文档中的地址。键入要插入到其他文档中的文本字符串（在我们的示例中为地址）。通过突出显示名称并转到“插入”>“书签”并为其命名，例如“地址”来创建书签。有关创建书签的信息，请参阅我们的 Word 书签指南。

请注意，书签名称不能有任何空格。我们建议将书签的名称放在公共信息文件中每个项目的上方，以便您轻松知道哪个名称用于哪个项目。如果您计划在此公共文档中包含大量可重复使用的项目，这将特别有用。在我们的示例中，我们将地址添加到公共信息文档，并将书签名称 \Address 放在项目上方。

将项目添加到常用文档后，您可以保存并关闭。打开要在其中插入地址的文档，然后将光标定位在要插入该文本的位置。对于我们的示例，我们将添加页脚并在其中插入地址。

我们将使用 INCLUDETEXT 域代码来引用我们在公共文档中创建的书签。为此，请按 \Ctrl + F9 插入域代码的括号。

注意：您不能只在域代码周围键入普通括号。您必须使用 \Ctrl + F9 插入正确类型的括号。

光标自动放置在括号之间。在方括号之间键入以下文本，将 \ 替换为包含您要插入的名称的常用 Word 的绝对完整路径。将 \ 替换为您分配给的书签名称共同文件中的项目。

INCLUDETEXT "<path to file>" <bookmark name>

注意：不要在域代码中输入括号。

例如，我们在字段代码括号之间键入以下内容：

INCLUDETEXT "C:\\Users\\Lori\\Documents\\Common Information\\CommonInformation.docx" Address

注意：您必须像我们一样在路径中使用双反斜杠。另外，在字段中输入上述代码时，请确保使用直引号，而不是弯引号。

要从普通文档中获取地址并将其插入到您刚刚输入的域代码中，请右键单击域代码并从弹出菜单中选择“更新域”。

地址显示在文档中。如果您启用了“显示书签”选项，括号仍会显示在地址周围。同样，请参阅我们关于书签的文章以了解如何关闭此选项。此外，字段代码可能会被遮蔽。但是，您也可以将其关闭离开。

如果要更改域代码，可以重新显示代码而不是结果。为此，右键单击结果项并从弹出菜单中选择“切换域代码”。您在域代码中键入的文本将再次显示，您可以对其进行编辑。只需更新域以显示新结果.

创建常用文档后，您可以使用它来存储您经常在 Word 文档中键入的其他项目。只需在您的 Word 文档中为您希望从常用文档自动插入的每条信息使用单独的 INCLUDETEXT 字段。