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我最喜欢的 3 种在 Outlook 中使用 Copilot 的方法


Outlook 中的 Copilot(和其他 Microsoft 365 应用程序)需要 Copilot 许可证 - 无论是您的组织授予的 Microsoft 365 Copilot 许可证还是 通过您的个人 Microsoft 帐户订阅 Copilot Pro (每月 20 美元)。

1 总结长电子邮件线程

长的电子邮件链可能会迅速陷入混乱,使得跟踪关键细节变得困难。 Outlook 中的 Copilot 可帮助您从冗长的电子邮件线程(也称为对话)中快速提取重要的详细信息和操作点。它可以无缝地从多条消息中提取关键点,并对长时间的对话进行总结,以查看例如对正在讨论的项目项做出了哪些决策。

为此,请在 Outlook 中选择一个电子邮件对话,然后选择电子邮件线程顶部的副驾驶摘要Copilot 将扫描该线程并在电子邮件顶部为您创建摘要。

在下面的屏幕截图中,Copilot 通过与支持主管的电子邮件线程创建了摘要,并强调了我提出服务请求和后续步骤后讨论的要点。

2 像专业人士一样起草电子邮件

Copilot 可以帮助您撰写新电子邮件或回复现有对话 - 只需提供简短提示来指定您的需求,AI 将帮助您找到正确的词语。获得草稿后,您可以调整其长度和语气以适合您的风格。

以下是如何使用 Copilot 起草 Outlook 电子邮件:

  1. 编辑新邮件时,从工具栏中选择 Copilot 图标。
  2. 从下拉菜单中选择与副驾驶一起起草
  3. Copilot 框中,输入提示并使用生成选项图标指定所需的长度和语气。
  4. 完成后,选择生成,Copilot 将为您起草一条消息。
  5. 如果这不完全是您想要的,请选择重新生成草稿
  6. 对结果满意后,选择保留

请注意,Copilot 可以为同一封电子邮件创建多个草稿,每个草稿具有不同的语气和长度。例如,您可以要求 Outlook 中的 Copilot 将电子邮件变得更加正式或休闲,或者使其更长或更短。您可以使用箭头循环浏览每个草稿。

完成后,您可以根据需要对草稿进行编辑,以填写或更正相关信息并发送邮件。

3 邮件清晰度和语气辅导

如果您曾经为自己的电子邮件听起来是否合适而苦恼,那么 Copilot 的电子邮件指导功能就是您的救星。除了帮助起草电子邮件之外,Outlook 中的 Copilot 还可以通过电子邮件指导帮助您制作更有效的电子邮件。它会分析您的电子邮件草稿,并提供改善语气、情绪和清晰度的建议,以便您能够以最佳方式传达您的信息。

从工具栏的 Copilot 图标中,从下拉菜单中选择Copilot 辅导Copilot 将根据其调查结果创建一份小型报告,并为更有效的沟通提供建议。它将报告电子邮件草稿是否热情、真诚、热情、歉意等,并建议是否可以更积极或直接或类似的内容。 Copilot 还会检查电子邮件的清晰度并提供改进建议。如果您喜欢任何建议,可以在发送之前将反馈合并到草稿中。

Copilot 仅在“新”Outlook 网页版、Outlook Online 和 Outlook for Windows 中可用。此外,除了工作或学校帐户之外,Outlook 中的 Copilot 仅支持使用 Outlook.com、hotmail.com、live.com 和 msn.com 电子邮件地址的 Microsoft 帐户,而不支持使用 Gmail 等第三方电子邮件地址的 Microsoft 帐户。

Outlook 中的 Copilot 不仅可以轻松克服开始或继续电子邮件对话的心理障碍,还有助于改善电子邮件通信。 Outlook 中的 Copilot 还提供了一些其他功能,例如能够通过电子邮件讨论快速创建会议邀请。但是,这些功能仅在您拥有 Microsoft 365 Copilot(工作)许可证时才可用。

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