如何仅获取重要电子邮件的 Outlook 通知

微软认为他们在为新电子邮件设置通知时会有所帮助。但是，持续不断的通知也会打乱您的思路。您可以完全关闭通知，或者 - 更好的是 - 您可以将 Outlook 设置为仅在重要电子邮件时通知您。

如何创建简单规则

如果您需要响应特定的人，例如客户、您的老板或您的家人，您可以使用 Outlook 中的规则来仅接收有关特定邮件的通知。以下是如何设置仅显示来自特定发件人的电子邮件通知的规则。

设置此规则的最简单方法是查找来自该人的电子邮件。对于这个例子，我会设置一个规则，当我收到老板的电子邮件时通知我，因为你老板的电子邮件总是很重要，对吧？因此，我会右键单击 How-To Geek 的主编 Whitson Gordon 发来的电子邮件，然后选择“规则”，然后从弹出菜单中选择“创建规则”。

在“创建规则”对话框中，选择您希望接收新电子邮件通知的条件。我想立即收到有关我从 Whitson 收到的电子邮件的通知，因此我选中了第一个复选框。

我还选中了“发送至”复选框，并确保从下拉列表中选择了我的名字，这样我就会收到 Whitson 直接发送给我的电子邮件通知。如果您不想收到通知对于抄送您或多个收件人之一的电子邮件，请从“发送至”下拉列表中选择“仅限我”。做出选择后单击“确定”。

将显示一个“成功”对话框，其中包含一个选项“立即对当前文件夹中已有的邮件运行此规则”。单击“确定”。我想知道我的收件箱中有哪些来自 Whitson 的电子邮件，所以我选中了该复选框。

将出现“新邮件提醒”对话框，要求立即采取行动。目前我的收件箱中只有一封来自 Whitson 的电子邮件，因此这是该对话框中唯一列出的一封。但是，如果有更多来自 Whitson 的电子邮件，他们都会在这里列出。如果您想直接从此对话框查看电子邮件，请选择要查看的电子邮件，然后单击“打开项目”。单击“关闭”关闭对话框。

\“新邮件提醒”对话框保持打开状态，直到您单击 \“关闭”，即使您从该对话框打开一封电子邮件然后关闭该消息也是如此。

如何创建更高级的规则

创建规则时，您可以从“创建规则”主对话框中提供的更多、更具体的选项中进行选择。为此，请打开“创建规则”对话框，如本文前面所述。然后单击“高级选项”。

“规则向导”对话框的第一个屏幕显示要检查的详细条件列表。选中要检查电子邮件通知的条件的复选框。我想在收到来自 Whitson 的电子邮件时收到通知，仅发送至我，所以我选择那些条件。

带蓝色下划线的文本是您单击以指定要在该条件下检查的值的链接。选择该条件后，单击“第 2 步”框中该条件的蓝色链接以编辑值。

选择要检查的条件后，单击“下一步”。

现在，选择选项以指示应如何处理您收到的符合所选条件的消息。您可以执行诸如将邮件移动到特定文件夹、将其转发给一个或多个人、使用模板回复或将其标记为已读等操作。当我收到来自 Whitson 的电子邮件消息时，我想收到桌面警报，因此我选择了列表中的最后一个选项，“显示桌面警报”。一旦您选择了要对消息执行的操作，请单击“下一个”。

下一个屏幕提供了设置规则例外的选项，例如，如果消息是会议邀请或更新，您是否不想收到通知。选择要应用于规则的任何例外情况，然后单击“下一步”。我不想要任何例外情况，因此我只需单击“下一步”以跳过此屏幕。

最后一个屏幕允许您为规则指定名称，并设置一些规则选项，包括一个“立即启用此规则”。如果您想立即对收件箱中已有的邮件运行规则，请选择“\ “现在对‘收件箱’中已有的邮件运行此规则”。

查看“第 3 步”下的规则说明，完成后单击“完成”。

现在，当我收到来自 Whitson 的电子邮件时，Windows 桌面上会显示桌面警报。请注意，这与“新邮件警报”对话框不同——相反，它是原生 Windows 通知。如果您更喜欢这种通知方式，则必须为您创建的每个规则选择“高级选项”。

如何编辑您的规则

修改、删除甚至暂时关闭您的规则都很容易。我想修改我的规则以显示“新邮件警报”对话框而不是“桌面警报”。为此，我单击“主页”选项卡。

单击“移动”部分中的“规则”按钮，然后从下拉菜单中选择“管理规则和警报”。

显示“规则和警报”对话框。在“电子邮件规则”选项卡上，单击“更改规则”并从下拉菜单中选择“编辑规则设置”。

如前所述，“规则向导”的第一个屏幕显示了一个条件列表，您可以检查收到的电子邮件消息。我在第一次设置规则时所做的选择显示在列表的顶部，并且带有当前设置显示在“步骤 2”下的框中。我不想更改条件，所以我单击“下一步”。如果要更改规则的条件，请进行更改，然后单击“下一步”。

在列出对收到的电子邮件消息采取的操作的屏幕上（取决于条件），我禁用了显示在列表顶部的“显示桌面警报”选项，然后单击“下一步”。

假设您想改为显示更直接的“新邮件提醒”对话框。向下滚动到操作列表的底部，然后选中“在新邮件提醒窗口中显示特定消息”复选框.要自定义显示在“新邮件提醒”对话框中的消息，请单击“步骤 2”下框中的“特定消息”链接。

在“Alert Message”对话框中，输入要在“New Mail Alerts”对话框中显示的消息，然后单击“OK”。

如果您想添加或删除任何例外情况，请单击“下一步”以访问例外列表并进行更改。要更改规则的名称或更改“规则向导”最后一个屏幕上的其他选项，请在例外屏幕上再次单击“下一步”。我不想更改任何其他内容，因此我在操作屏幕上单击“完成”以接受我的更改并关闭“规则向导”。

您将返回到“规则和警报”对话框。单击“确定”将其关闭。要立即运行规则，请单击“电子邮件规则”选项卡顶部的“立即运行规则”。

在“立即运行规则”对话框中，在“选择要运行的规则”框中，选中要运行的规则的复选框，然后单击“立即运行”。

注意：运行规则后，“立即运行规则”对话框不会自动关闭。您必须单击“关闭”将其关闭。 “规则和警报”对话框也不会自动关闭，因此单击“确定”将其关闭。

“新邮件提醒”对话框显示在顶部，您的自定义消息。

Outlook 中的规则功能提供了许多用于自动处理电子邮件的选项。您可以将特定邮件移至特定文件夹，对主题行中包含特定文本的电子邮件执行操作，甚至可以根据特定条件自动删除邮件。由于所有可用选项，Outlook 规则起初可能看起来让人不知所措。但是，如果您知道要如何管理某些电子邮件，那么创建和管理您自己的规则并不难。