通过这 8 个提示，像专业人士一样管理您的 Outlook 附件

我们发送或接收的几乎每封电子邮件都包含附件。然而，如果没有适当的管理，这些附件很容易丢失并且难以追踪。为了保持 Outlook 收件箱井井有条，您应该明智地处理附件。以下是我为此严格遵循的一些做法。

1 将带有附件的电子邮件直接发送到指定文件夹

我总是将带有附件的电子邮件整理到一个单独的文件夹中，以防止它们与其他电子邮件混合。这样可以轻松找到它们，而无需筛选不相关的电子邮件。为了简化此过程，我设置了一个过滤器，可以自动将带有附件的任何新电子邮件移动到指定文件夹中，从而无需手动排序。

您也可以这样做以提高效率。或者，您可以在阅读电子邮件时手动为其添加附件标签。这使您可以稍后在分类列表中快速找到它们。

我一贯遵循的管理电子邮件附件的一种做法是将它们上传到 OneDrive 并共享链接，而不是直接附加文件。这可以使我的收件箱和收件人的收件箱保持整洁，使我能够快速查找文件，并确保我在文件中所做的任何更改都会立即反映在收件人的一端。

此外，我可以根据需要控制和调整访问权限，将数据加密在云端，并避免存储空间不足。由于 Outlook 限制附件大小，云存储消除了这种担忧。我强烈建议使用云存储链接，而不是发送大型附件。

如果您不想使用云存储链接，则至少应该在发送大型附件之前对其进行压缩。这有几个好处：较小的文件大小上传速度更快，在收件箱和收件人的收件箱中占用的空间更少，并有助于将文件保持在指定的大小限制内。

压缩还允许您将多个附件分组到一个文件夹中，并且如果需要，您可以添加密码以提高安全性。大多数操作系统都允许您本机压缩文件。我个人使用 7-Zip、RAR、WinZip 和其他压缩工具等应用程序。您还可以使用在线工具，但在处理机密文件时请确保它们是安全的。

仅依靠收件箱来存储附件可能存在风险，尤其是对于您无法承受丢失的机密文件。这就是为什么我总是为重要的电子邮件附件创建备份（实际上是多个备份），以防止意外删除、数据损坏、勒索软件攻击和其他风险。

这可以确保我的重要数据安全，无论我的收件箱或 Outlook 帐户发生什么情况。我将附件备份到本地计算机、外部驱动器和 OneDrive。每当我收到带有机密附件的电子邮件时，我都会立即下载并备份它，以保护我的数据。

我曾经下载收到的每个附件，这占用了大量的本地存储空间。此外，我花了一段时间才认识到，将重要文件存储在本地会带来我之前忽视的隐私风险。此外，我一直担心附件的安全性。当我意识到这一点后，我改变了我的方法。

现在，我只下载想要本地备份的重要文件，并直接在 Outlook 中预览其余文件。如果您也有下载每个电子邮件附件的习惯，请考虑更有选择性。这将帮助您保持文件安全和本地存储清洁。另外，在下载文件之前，请务必使用 VirusTotal 等工具扫描文件。

我曾经将名称不明确的文件（例如“IMG_31”或“Document07”）附加到我的电子邮件中。我最终意识到这种方法对我和收件人来说并不是最好的，因为通用文件名使查找文件变得困难。此外，使用模糊的名称会损害专业性和可信度。

一旦认识到这一点，我就开始遵循标准化命名约定，使用描述性文件名，其中包括文件类型、项目名称、日期、客户名称或其他相关信息等详细信息，以使文件更易于查找。现在，我不必筛选无数电子邮件来查找带有相关附件的电子邮件。

客户对我的命名约定的清晰性表示赞赏。如果您还没有这样做，那么您肯定会错过。

为了降低黑客攻击或数据泄露的风险，我始终使用密码保护我的机密附件，以确保我的数据安全并维护我的隐私。这种做法让我高枕无忧，因为我知道，即使我的 Outlook 帐户遭到泄露，在没有密码的情况下也将阻止对我的数据进行未经授权的访问。

我使用不同的渠道（例如同事的 Slack）来安全地共享密码。这种方法允许我管理谁可以访问我的文件，并最大限度地降低隐私泄露的风险，即使我不小心将文档发送给了错误的人。大多数应用程序允许您在创建过程中使用密码保护文件，因此也不需要第三方工具。

电子邮件附件现在会占用 OneDrive 存储空间。如果您的存储空间有限或使用免费计划，则应避免让它们堆积，尤其是当不再需要它们时。我删除不相关的附件，那些我只需要检查一次的附件，或者我已经备份但很快就不需要的文件。

由于我将带有附件的电子邮件放在单独的文件夹中，因此我可以快速找到并删除带有大附件的电子邮件。自从采用这种做法后，我的 OneDrive 存储空间从未达到极限，只需快速搜索即可找到重要文件。如果您不想删除文件，请将它们存档以保持收件箱井井有条。

Outlook 提供高级搜索功能，可让您过滤带有附件的电子邮件。使用此功能，您的电子邮件客户端将显示所有带有附件的电子邮件，以便更轻松地查看它们。您还可以将此过滤器与其他搜索条件（例如发件人地址、主题行、关键字和大小）相结合来优化搜索。

要在 Outlook 中使用此功能，请转到搜索栏并输入关键字或短语、收件人的电子邮件地址或其他相关信息。然后将出现“搜索”选项卡。单击此选项卡中的“有附件”，Outlook 将过滤包含附件并符合您指定的其他条件的电子邮件。

这些是我在 Microsoft Outlook 中有效管理附件时一贯使用的一些策略。如果您的收件箱总是一片混乱并且让您感到沮丧，那么实施这些提示可能会有所帮助。它们不仅可以让您的收件箱保持干净，还可以让您更轻松、更快速地找到所需的文件。