我安排 Outlook 电子邮件的 5 个原因
快速链接
- 预定的电子邮件意味着预定的回复
- 工作场所的某些时间可能更有效
- 我尊重我的同事
- 我的同事尊重我
- 有时间重新起草或改变主意
- 如何修改、发送或取消预定的电子邮件
- 需要牢记的事情
如今，我在 Outlook 中起草电子邮件后几乎不再单击“发送”。我意识到，延迟（或安排）我的电子邮件可以帮助我避免在完成输入后立即发送电子邮件的潜在陷阱，而新的 Outlook for Windows 使这个过程变得简单。
如果我想在经典 Outlook 中安排一封电子邮件，我必须打开一个额外的窗口并遵循一个漫长的过程。不过，新版 Outlook 采用了 Gmail 的方法，在“发送”按钮中添加了简化的下拉菜单。从此时起，我可以选择发送电子邮件的具体日期和时间。
鉴于延迟将电子邮件发送到收件人收件箱的诸多好处，这是 Outlook 中的一次重要升级。
1. 预定的电子邮件意味着预定的回复
我发现每天在特定时间安排外发电子邮件可以帮助我更有效地管理工作量。
考虑偶尔发送电子邮件的替代方案。在这种情况下，我知道我可能会在整个工作日收到回复。这意味着我经常被通知分散注意力，并且无法聚集任何富有成效的动力。
另一方面，例如，如果我将所有电子邮件安排在下午 2 点，我可以将下午 3 点到 4 点指定为处理任何回复的窗口。
2. 工作场所的某些时间可能更有效
发送内部电子邮件的最有效时间取决于多种因素，包括您公司的日常运营方式。随着时间的推移，我注意到我的收件箱在一天中的某些时候会比较繁忙，而且我工作场所的其他人很可能也会看到类似的模式。
所以，我尝试利用这一点来发挥我的优势。例如，如果我安排在周五晚上 5 点发送一封电子邮件，那么当我的同事周一早上打开收件箱时，它可能会被埋在许多其他电子邮件之下。一些研究发现，安排在周四早上发送的电子邮件的打开率最高，因为人们可能会考虑在周末之前清理收件箱。还有一种观点认为将电子邮件安排在中午左右，因为人们经常在午休回来时检查电子邮件。
简而言之，安排我的电子邮件让我考虑优化它们的影响。如果我不考虑时间而单击“发送”，我的消息可能会失去效力，并且我可能需要等待更长的时间才能确认其内容。
3. 我尊重我的同事
我经常在晚上处理电子邮件，因为我平时的工作时间有时充满了更重要的任务。然而，并不是每个人都以同样的方式工作，我不能指望我的同事在停机时间看到我的电子邮件。这就是为什么我安排在深夜起草的电子邮件在第二天上午发送。
更重要的是，如果我发送的电子邮件包含坏消息或严厉的话语，我不希望同事的晚上和夜晚被工作相关的事情破坏。事实上，与工作相关的压力已经够多了，没有不合时宜的电子邮件会增加这种负担。
4.我的同事尊重我
同样，我也不希望我的同事知道我在晚上 10 点查看电子邮件（我希望他们不要阅读这篇文章！），因为他们可能会开始期望我在工作时间之外回复。通过推迟到第二天回复，我收回了对自己时间的一些控制权，并让我的同事觉得我是一个严格意义上的朝九晚五的人！结果，他们会尊重我的工作时间，并且他们会知道，如果他们晚上给我发电子邮件，直到第二天才会得到回复。
5. 有时间重新起草或改变主意
我们都经历过这种情况——我们疲倦、愤怒或沮丧，我们起草了一份措辞强硬的回复给我们的老板，他刚刚为一项艰巨的任务设定了不合理的最后期限。养成延迟发送电子邮件的习惯可以保住你的工作！在这些情况下，我发现安排第二天发送电子邮件可以让我有时间冷静下来并重新考虑我的语气。
同样，安排电子邮件意味着您可以提前起草和计划。例如，下周可能有一个会议，您希望提前编制议程并在会议当天上午 9 点发送给同事，以管理您的工作流程。在此期间，情况可能会发生变化，因此您可以返回电子邮件并根据需要进行调整。
最重要的是，匆忙回复电子邮件可能会被认为是未经考虑的。我希望至少给人留下这样的印象：我已经给了这封电子邮件足够的时间，并且认为它值得。
如何修改、发送或取消预定的电子邮件
预定的电子邮件位于您的草稿文件夹中，因此您需要在此处修改、立即发送或取消预定的电子邮件。
如需修改，请在草稿中选择相关电子邮件，单击右上角的钢笔图标，然后选择“修改电子邮件”。
您还可以使用相同的下拉菜单通过单击“立即发送”立即发送电子邮件。
要取消电子邮件，请打开草稿文件夹，将鼠标悬停在相关电子邮件上，然后单击垃圾桶图标。
需要牢记的事情
虽然安排电子邮件有很多好处，但我总是考虑一些重要的事情。
- 可能需要立即发送：有时，立即发送或回复是必要的或更有效。
- 仔细检查安排的日期和时间：很容易意外选择错误的日期或时间，因此我优先考虑正确选择。
- 记住时间旅行：当电子邮件被发送时，“明天”可能意味着不同的事情。同样，没有人愿意在下午 3 点收到一封以“早上好”开头的电子邮件。
- 改变安排时间：安排电子邮件在每天的同一时间发送可能会导致电子邮件变得可预测，从而降低效率。
除了允许您轻松安排电子邮件之外，新的 Outlook 还具有其他出色的功能；它可以让您“暂停”收件箱中的电子邮件以便稍后处理，并可以“清理”您的电子邮件文件夹以整理它们。