Microsoft Outlook 的 8 个错误以及如何避免它们

由于常见错误，例如不使用文件夹、未能设置过滤器、忽略垃圾邮件文件夹等，我们的电子邮件收件箱变得难以管理。如果您的 Outlook 收件箱经常溢出并且难以掌握重要电子邮件，请避免以下一些常见错误。

1 不使用文件夹和类别

许多用户在管理电子邮件时常犯的一个错误是不使用文件夹和类别。如果没有适当的结构，他们的 Outlook 收件箱就会变成未读电子邮件、新闻通讯和垃圾邮件的混乱组合。缺乏组织阻碍了对正在进行的对话的跟踪，我们经常错过最后期限并忽略重要的信息。

为了避免这些问题，请在 Outlook 中设置一个文件夹系统，其中与特定项目、客户或组织相关的每封电子邮件都放置在其各自的文件夹中。这可以让您的主收件箱保持干净整洁。此外，您还可以根据电子邮件的类型（例如紧急任务、法律事务或个人消息）使用类别来标记电子邮件。

当新电子邮件到达时，对其进行分类或将其移动到适当的文件夹。这使您可以轻松浏览特定类别的电子邮件并快速找到您想要的内容。

另一个要避免的错误是没有正确设置过滤器，或者根本不使用它们。过滤器允许您根据特定条件（例如发件人、主题行或关键字）自动对传入电子邮件进行排序。使用过滤器，您可以确保电子邮件被定向到各自的文件夹，从而使您的收件箱保持井井有条。

如果没有适当的过滤器，垃圾邮件、时事通讯、与工作相关的电子邮件和其他消息都会直接进入您的收件箱，导致重要的电子邮件被埋在一堆不太相关的电子邮件之下。这使得找到您需要的电子邮件变得更加困难。为了避免这种情况，请分析您收到的电子邮件类型并计划如何有效地过滤它们。

如果您已经设置了文件夹，则可以配置过滤器以自动将电子邮件路由到正确的文件夹。此外，您应该定期检查您的过滤器是否按预期工作，并且不会错误地过滤掉重要的电子邮件。如果重要邮件被误标记为垃圾邮件，则需要调整排序规则。

忽视归档或删除旧电子邮件会将您的 Outlook 收件箱变成垃圾场。随着新电子邮件的不断涌入，可操作的消息会与不太重要的消息混在一起。如果您留下一些电子邮件未读以便稍后参考，它们很容易在混乱中迷失。此外，当您的收件箱臃肿时，搜索电子邮件也会变得困难。

为了避免这种情况，请养成归档您不会立即需要的电子邮件的习惯。存档可将电子邮件保留在收件箱之外，但不会从 Outlook 数据中删除。如果将来需要，您可以轻松检索它们。另一方面，如果您遇到垃圾邮件或只需阅读一次的消息，请将其彻底删除。

您还应该取消订阅不需要的新闻通讯，阻止向您发送垃圾邮件的不相关内容的联系人，并定期清理您的收件箱。

因为重要的电子邮件被新消息淹没而忘记回复它们可能会造成不必要的压力。如果您经常错过最后期限或忘记跟进，则您可能没有使用跟进标志和提醒。 Outlook 中的这些工具会提醒您时间敏感的邮件，并确保不会遗漏任何内容。

为了确保您不会错过重要的电子邮件，请养成阅读后立即标记它们的习惯。 Outlook 还允许您为重要任务设置提醒，帮助您跟踪截止日期。您还可以在待办事项列表应用程序中设置重要任务或电子邮件的提醒，以确保您随时掌握它们。

不检查垃圾邮件文件夹是我们犯的另一个错误。虽然 Outlook 中的过滤器通常可以很好地检测垃圾邮件，但有时由于特定的措辞或过滤规则，合法电子邮件最终会进入垃圾邮件文件夹。如果您不定期查看垃圾邮件或垃圾文件夹，您可能会错过重要的电子邮件或通知。

为了防止这种情况，我每天至少检查一次垃圾邮件文件夹。这可以帮助我发现任何可能被错误标记为垃圾邮件的重要电子邮件。我还将电子邮件地址添加到我的联系人中，这有助于训练电子邮件客户端识别我的偏好并避免将来标记类似的电子邮件。此外，我还会根据需要调整任何有问题的过滤器。

当您度假或下班时，您是否设置了“不在办公室”回复？如果没有，那就是您在电子邮件管理方面的疏忽。如果没有此通知，尝试联系您的人将不会知道您没空，并且可能会认为您忽略了他们的消息，这可能会使你们的关系变得紧张。他们最终也会浪费时间来跟进你。

为了避免这种情况，请务必在离开之前在 Outlook 中安排“外出”回复。明确说明您无法上班的开始和结束日期，并为紧急事务提供替代联系人，尤其是当您担任招聘职位时。这将有助于避免试图联系您的申请人感到困惑。

忽视备份电子邮件数据也会产生严重的影响。一个错误、意外删除或网络攻击可能会导致重要的通信、附件、联系人等丢失。如果您成为勒索软件攻击的目标，您将必须支付赎金或面临永久数据丢失的风险。

为了防止这种情况发生，请定期创建电子邮件数据的本地备份，因为 Outlook 可让您轻松导出电子邮件数据。您还可以使用第三方备份解决方案来自动执行该过程并维护定期备份。我将备份存储在多个位置，以防止单点故障造成的潜在数据丢失。

此外，您应该测试备份以确保它们正常工作，并避免在需要恢复数据时出现任何意外情况。

每当您更改当前的角色、部门、电话号码、职务、办公地点或任何其他详细信息时，您都需要更新您的电子邮件签名。如果您不这样做，其他人可能很难联系到您。过时的信息可能会导致您的专业沟通混乱和不一致。

因此，您应该始终更新 Outlook 中的电子邮件签名以反映任何新的更改。如果您使用多种语言进行交流并使用不同版本的签名，请确保这些签名也得到更新。这将有助于保持所有电子邮件的一致性，增强您的可信度和沟通。

这些是一些可能影响您的 Outlook 体验的常见错误。除了避免使用它们之外，您还应该为不同的目的使用不同的电子邮件地址，并避免过度使用“全部回复”功能。另外，不要使用电子邮件发送高度敏感的文档；每周花一些时间来整理收件箱。