Microsoft Excel 新手？您需要了解的 8 个最佳技巧

快速链接

与其他用户协作

排序和过滤数据

自动调整单元格中的数据

冻结窗格

锁定选定的单元格以防止编辑

学习键盘快捷键

了解单元格引用

错误检查和故障排除工具

Microsoft Excel 是一个用于组织数据、创建视觉效果和执行计算的强大工具。然而，它的界面对于初学者来说可能会让人不知所措，可能需要一些时间才能适应它。如果您是 Excel 新手，您应该熟悉以下一些关键基础知识。

1 与其他用户协作

无论您是想与同事共享项目文件、从客户或老板那里获取反馈，还是与朋友一起工作，Excel 都能让协作变得无缝。

您可以轻松共享链接并允许其他人同时处理同一文档。共享后，用户可以查看电子表格或根据您授予的权限对其进行编辑。这还确保您与之共享文件的每个人都可以访问最新版本。

要与其他人协作，您必须将 Excel 文件上传到 OneDrive 或 SharePoint 或直接在其中创建一个新文件。然后，只需添加您想要协作的人员的电子邮件、配置他们的访问权限并共享链接即可。然后，具有访问权限的人员可以根据需要查看或编辑该文件。请记住，基于 Web 的 Excel 版本比专用的桌面应用程序有更多限制。

2 排序和过滤数据

从复杂的数据集中提取相关信息可能会非常繁琐，如果您必须手动执行，则几乎不可能。 Excel 允许您对数据进行排序和筛选，从而使这项任务变得更加容易。您可以按字母顺序对文本条目（例如用户名）进行排序，以快速查找特定信息。同样，您可以组织数字数据以查找相关条目。

如果您只对满足特定条件的数据子集感兴趣，则可以使用过滤器仅关注该部分，从而省去滚动浏览整个工作表的麻烦。要对数据进行排序，请突出显示数据集，转到“数据”选项卡，单击“排序”，然后选择排序首选项。

要过滤数据，请选择范围，单击“过滤”按钮，单击下拉箭头，然后仅显示符合您选择条件的数据。

3 自动调整单元格中的数据

当在不适合默认大小的单元格中输入长文本或数字时，数据要么被切断，要么溢出到相邻的单元格中。 Excel 的自动调整功能通过自动调整单元格的宽度和高度以适应内容来解决此问题。这样就无需手动调整其大小。这也使您的电子表格在视觉上更具吸引力。

由于它是一个经常使用的功能，因此您必须学习如何使用它。要快速自动调整内容，请双击数据重叠的两个列标题或行标题之间的边界。或者，转到“主页”选项卡，单击“格式”，然后选择“自动调整行高”或“自动调整列宽”。

4 冻结窗格

列标题和行标题为数据提供了上下文，但当您向下滚动或浏览大型电子表格时，它们可能会很快从视图中消失。当我开始使用 Excel 时，这一直是一种挫败感，因为我必须不断向后滚动以检查标题。然后，我发现 Excel 允许您冻结特定的行和列，保持标题始终可见。

要冻结标题，请转到“视图”选项卡，单击“冻结窗格”，然后选择“冻结窗格”、“冻结顶行”或“冻结第一列”。

要冻结多行或多列，请选择要锁定的行下方和列右侧的单元格，然后转到“冻结窗格”并再次选择“冻结窗格”。这将冻结所选单元格上方和左侧的所有内容。

5 锁定所选单元格不被编辑

共享电子表格时，尤其是与具有编辑权限的用户共享时，您必须锁定包含您不希望其他人意外或故意更改的数据的单元格。要锁定 Excel 中的特定单元格，请选择工作表中的所有单元格，然后按住 Ctrl 键并突出显示要保护的单元格。这将从当前选择中取消选择它们。

接下来，按 Ctrl+1，转到“保护”选项卡，然后取消选中“锁定”框。最后，单击“确定”。

之后，转到“审阅”选项卡，打开“保护”下拉菜单，选择“保护工作表”，然后单击“确定”。

6 学习键盘快捷键

键盘快捷键消除了导航选项卡、搜索选项或执行重复任务的需要。它们允许您在工作簿中移动而无需使用鼠标或触控板。因此，熟悉一些有用的键盘快捷键确实可以节省您的时间和手动操作。

例如，Ctrl+Page Up/Down 可让您在工作表之间切换，Ctrl+G 打开“转到”对话框以进行快速导航，Ctrl+H 启动“查找和替换”工具以更新数据。同样，Ctrl+`（反引号）显示公式而不是结果，以便于验证； Ctrl+Space 选择整列，Shift+Space 选择整行。

按 F4 会重复您的上一个操作，并且您可以通过按 Ctrl+1 来管理单元格格式。您还应该探索其他有用的快捷方式来简化 Excel 中的工作流程。

7 了解单元格引用

您必须使用正确的单元格引用（相对、绝对和混合）来准确指向特定单元格和范围，因为它们直接影响计算的精度。

当您将公式复制或移动到新位置时，相对引用（例如 A1）会自动调整。例如，如果您在 B1 中创建引用 A1 的公式，然后将其复制到 B2，它将更改为引用 A2。相反，无论公式被复制或移动到何处，绝对引用（例如，$A$1）都保持不变。

混合引用使您可以锁定行或列，同时保持其他部分的灵活性。例如，A$1 将锁定第 1 行，同时允许在复制公式时调整该列。

8 错误检查和故障排除工具

当遇到公式或输入错误时，您必须知道如何识别、理解和解决它们。 Excel 提供了各种工具来帮助解决问题。例如，如果单元格显示 #DIV/0!、#NAME? 或 #VALUE! 等错误，您可以单击单元格左上角的绿色三角形来获取修复错误的说明和建议。

如果问题与单元格引用有关，Trace Precedents 和 Trace Dependents 等工具可以帮助您追踪问题。此外，“评估公式”工具允许您一次一步地逐步执行公式，以更快地识别问题。 ISERROR 和 IFERROR 等函数也有助于排除电子表格中的错误。

同样，Excel 的内置错误检查工具（可在“公式”>“错误检查”>“跟踪错误”下使用）可以扫描工作表中常见的公式错误并帮助您修复它们。

这些是初学者应该了解的一些常用 Excel 功能。然而，学习Excel是一个持续的过程；掌握它的许多功能需要花费数年时间，而且总会有更多功能有待发现。养成定期探索 Excel 功能并每天学习新东西的习惯。