Windows 版新 Outlook 的 9 个最佳功能

要获取新的 Outlook for Windows 桌面应用程序，单击经典 Outlook 窗口右上角的“尝试新 Outlook” 。这将在新窗口中打开新的 Outlook。

安排和暂停电子邮件

安排和推迟电子邮件对于管理您和他人的工作量至关重要。例如，您可能会在晚上 11 点输入电子邮件，但您不想在深夜打扰对方，因此您可能会将其安排在第二天早上 8 点发送。同样，您可能会因收件箱中的电子邮件过多而不知所措，因此您可以暂停某封电子邮件，使其暂时消失，然后稍后重新出现。

尽管您可以在经典 Outlook 中安排电子邮件发送，但该过程要复杂得多，需要额外的窗口和通常繁琐的过程。然而，新的 Outlook 采用了 Gmail 的方法，在“发送”按钮中添加一个下拉菜单，使此过程更加简单。

然后，您可以选择默认或自定义的日期和时间来发送电子邮件，然后单击“发送”完成该过程。

暂停电子邮件以前仅在 Outlook 网页版或移动版上可用，因此它是新 Windows 桌面应用程序的及时补充。

除了使用“暂停”工具将电子邮件放在稍后的时间或日期之外，您还可以暂停重要的电子邮件，以便它们在指定时间点作为未读提醒重新出现在您的收件箱中。

选择有问题的电子邮件，然后单击“主页”选项卡中的“暂停”。从那里，您可以选择电子邮件在收件箱中重新显示为未读电子邮件的预设时间，或设置您自己的参数。

使用扫描工具类似于创建电子邮件规则。但是，规则适用于未来到达的电子邮件，而清除会影响所有电子邮件，包括您已经收到的电子邮件，因此它们是整理收件箱的好方法。

要使用扫描，请首先选择一封电子邮件。您要创建的清除操作将应用于来自与所选邮件相同的电子邮件地址的所有电子邮件。选择合适的电子邮件后，单击“主页”选项卡中的“扫描”。

然后，您可以在出现的“扫描消息”对话框中查看不言自明的选项并从中进行选择。请注意，您不必将选定的邮件移至“已删除”文件夹 - 使用下拉选项选择其他文件夹。

电子邮件类别已经存在了一段时间，但它们在新的 Outlook for Windows 中得到了显着升级。

要创建、编辑和删除类别，请单击“主页”选项卡中的“分类”，然后选择“管理类别”。

然后，您可以更改类别名称、选择不同的标签颜色或删除不再需要的类别。当您在那里时，单击类别旁边的星号将其添加到导航窗格中的收藏夹中，以便快速轻松地访问。

创建并管理类别后，右键单击电子邮件并选择“分类”将其分配到预定义的类别。新 Outlook 中分类工具的最佳补充是类别颜色显示在消息窗格中的电子邮件预览上。

单击已分配给电子邮件的类别可查看该类别中的所有其他电子邮件。

无论您将收件箱用作临时待办事项列表还是更喜欢收件箱归零策略，固定电子邮件都会将它们移动到所在文件夹的顶部。这包括您的收件箱文件夹或导航窗格中的任何其他文件夹。

在固定电子邮件之前，您需要确保文件夹按日期顺序组织，最新的位于顶部。为此，请打开相关文件夹，在“排序依据”菜单中选择“按日期”，并确保激活“最新位于顶部”。

然后，在相关文件夹仍打开的情况下，单击将鼠标悬停在优先级消息上时出现的图钉图标。要取消固定电子邮件，请再次单击同一图标。

此功能在 Outlook 网页版中可用，但在经典 Outlook 中不可用，这意味着您可以使文件夹更有条理，并掌控重要任务。

固定电子邮件与标记电子邮件不同，标记电子邮件会将项目添加到您的 Microsoft 待办事项中的标记电子邮件列表。

Outlook 的快速步骤（让您只需单击一下即可对电子邮件执行多种操作）在以前的 Outlook 版本中已经存在了一段时间，但在新的 Outlook 应用程序中创建和管理步骤的过程要容易得多、快捷得多。而且你可以一次性做更多的事情。

单击“主页”选项卡中的“快速步骤”向下箭头，然后选择“管理快速步骤”。

然后，单击“新建快速步骤”，并查看用于自动执行某些任务的可用选项。在此示例中，我创建了将电子邮件标记为“已读”的步骤，并将其移动到我的“存档”文件夹中。我还指定了键盘快捷键以使该过程更快。

单击“保存”时，新的快速步骤将出现在“主页”选项卡的“快速步骤”框中，您可以单击该步骤将其应用到所选电子邮件。

在经典 Outlook 日历中创建和自定义事件是一个相当漫长的过程 - 您必须双击日期，然后单击功能区上的不同按钮来添加受邀者或将事件链接到 Teams 会议。

在新的 Outlook 日历中，单击日期，将出现一个浮动窗口，您可以在其中输入详细信息。

是的，您可能需要单击“更多选项”才能向活动添加额外内容，但新 Outlook 中的后续窗口比经典 Outlook 更易于导航，只有 5 个选项卡，而不是 12 个。

此外，您无法在经典 Outlook 中设置事件的电子邮件提醒，但可以在新版 Outlook 中设置。单击相关日期，然后单击更多选项 > 不要提醒我 > 添加电子邮件提醒。

双击日历中的日期可直接跳至“更多选项”窗口。

好处还不止于此。以下是新版 Outlook for Windows 的一些其他有用的新增功能：

简化的布局：由于新的 Outlook 是在简化的 Outlook 网页版上设计的，因此新的桌面应用程序具有更简化的设计和精致的功能区。这意味着您将面临一个更简单的界面，如果您只想通过应用程序阅读、组织和发送电子邮件，那么该界面尤其方便。此外，您可以通过“视图”选项卡中的“布局”下拉菜单使用“舒适”和“紧凑”选项进一步压缩应用程序的布局。
帐户合并：如果您希望将来自不同提供商的所有电子邮件帐户集中到一个地方，新的 Outlook 可以让您做到这一点。单击“设置”>“帐户”>“电子邮件帐户”>“添加帐户”以添加 Outlook、Gmail、Yahoo 或 iCloud 电子邮件帐户。您还可以在新的 Outlook Windows 桌面应用程序中管理 Microsoft 365 学校或工作电子邮件。
Microsoft 365 集成：新版 Outlook 与 Microsoft 365 应用套件的最新新增功能集成，包括 Loop 和 Viva。

一旦您切换到新的 Outlook 并习惯了重新设计的界面，请花一些时间来学习该程序的一些基本键盘快捷键。