确保您不再丢失 Microsoft Office 文件的 6 个步骤

快速链接

• 除非您至少拥有三份副本，否则文档不存在

• 确保自动保存已打开

• 打开 OneDrive 备份

• 确保您的 PC 或 Mac 自动备份

• 对于大型文档，定期另存为副本

• 在每个工作会话结束时保存本地/云副本

• 考虑为重要文档使用 USB 密钥副本

Microsoft Office 文档可以涵盖从商业计划到伟大的美国小说的任何内容，丢失您的工作可能会令人沮丧甚至灾难性的。幸运的是，要确保这种情况永远不会发生并不难。您可以采取以下六个步骤来确保您的工作安全。

除非您至少拥有三份副本，否则文档不存在

如果有人知道数据丢失的风险，那就是 IT 行业的工作人员。在我们讨论具体细节之前，他们有两句话值得牢记。

“世界上只有两种人：已经丢失数据的人，以及将要丢失数据的人。”

太多人认为这永远不会发生在他们身上，但在某个时刻它几乎是不可避免的。这是否会成为暂时的麻烦或灾难，完全取决于您是否有备份。

“除非你至少拥有三份副本，否则文件就不存在。”这个想法更进一步。您想要的不仅仅是一个备份，而是两个。某些类型的故障不仅会导致丢失文档的工作副本，还会导致备份丢失。例如，如果您在家中或办公室的外部驱动器上有备份副本，并且建筑物被烧毁。就我个人而言，我添加了骑手“......其中之一不在现场。”

确保自动保存已打开

仅当您拥有 Microsoft 365 订阅时，此选项才可用。只需找到窗口左上角的“自动保存”开关，然后将其滑动即可。

自动保存要求将文档存储在 OneDrive 或 Sharepoint 文件夹中，因此，如果尚未将文档存储在这些位置之一，请转到“文件”>“另存为”，然后选择“OneDrive”。 （您需要登录 Microsoft 帐户才能看到此选项，如果仍然不可见，请选择“添加位置”选项。）

然后您应该在此版本中继续您的工作，以便它受到保护。

打开 OneDrive 备份

如果您正在处理本地存储在 Windows PC 或 Mac 上的文档，则可以确保将整个文件夹备份到 OneDrive。您只需执行一次此操作，然后如果您的计算机发生任何问题，您将可以使用在线备份。

视窗

单击系统托盘中的 OneDrive（云）图标以打开 OneDrive。单击右上角的齿轮图标，然后选择“设置”。单击“同步和备份”选项卡，然后单击“管理备份”按钮。检查您正在使用的文件夹（例如文档）是否正在备份。如果没有，只需将其打开即可。

如果您使用的是 Windows 11，您可能会发现此功能默认处于启用状态。

苹果

您需要使用独立的 OneDrive 应用，并且该应用必须是从 Microsoft 网站下载的版本。 Mac App Store 版本无法执行此操作（感谢 Microsoft）。

安装该应用程序后，您需要授予其完整的磁盘访问权限。单击左上角的 Apple 菜单，然后单击“系统设置”。单击“隐私和安全”，然后向下滚动到“完全磁盘访问”并单击该按钮（或者仅在设置搜索栏中搜索“完全磁盘访问”）。打开 OneDrive。

OneDrive 位于 Mac 菜单栏中，并显示为云图标。单击此按钮，然后单击三点菜单。然后“首选项”>“备份”>“管理备份”。如果您的文件夹显示为“文件已备份”，则一切正常。否则，只需单击所需文件夹的“开始备份”选项。

确保您的 PC 或 Mac 自动备份

即使您在云端工作，确保您的 PC 或 Mac 进行备份始终是一个好主意，而实现这一点的唯一可靠方法是确保备份完全自动进行。当事情变得忙碌时，手动备份总是会被忘记，这也是最有可能需要它们的时候。

您需要一个比机器的内部驱动器大的外部驱动器，建议使用大约两倍大小的外部驱动器。例如，如果您的 PC 或 Mac 驱动器为 1TB，则使用 2TB 外部驱动器。这为文档的多个版本创建了足够的空间，因此，如果您执行过诸如删除一堆文本之类的操作，然后意识到需要它，您将能够从以前的版本恢复它。

首先连接外部驱动器。

视窗

在 Windows 10 中，转至开始 > 备份设置。在 Windows 11 中，转到开始 > 文件历史记录。在这两种情况下，请继续选择“添加驱动器”>“更多选项”，然后选择您的外部驱动器。

苹果

在 Mac 上，一旦连接外部驱动器，系统就会询问您是否要将其用作 Time Machine 驱动器。说是的。 （如果没有发生这种情况，请转到菜单栏中的“时间机器”图标（一个围绕时钟的逆时针箭头），然后打开“时间机器设置”。单击加号并选择您的驱动器。）

对于大型文档，定期另存为副本

如果您当前版本的文件被损坏，或者您犯了灾难性的错误，例如意外删除了一半文本，那么最好拥有文档的多个版本。最简单的方法是定期执行“另存为”操作，然后在文件名中添加一个数字。

例如，如果您的文档名为“我的小说”，则另存为“我的小说 001”。下次《我的小说002》等等。

您执行此操作的频率取决于您自己，但就我个人而言，我建议至少每天一次。如果您的文档非常重要，或者您的工作节奏很快，您可能需要更频繁地执行此操作。工作完成并提交后，您可以删除所有以前的版本以恢复驱动器空间。

在每个工作会话结束时保存本地/云副本

如果文档存储在云中（例如 OneDrive），则在每个工作会话结束时执行“另存为”到您的 PC 或 Mac。相反，如果您的工作副本位于您自己的计算机上，则“另存为”到云端 - 这可能是 OneDrive、iCloud、Dropbox 或您使用的任何其他云服务。这样，无论灾难袭击您的机器还是云公司，您都会受到保护。

考虑为重要文档使用 USB 密钥副本

最后，如果您的文档确实非常重要，或者丢失一天的工作会让您哭泣，那么您可能需要创建一个最终备份，方法是将文档复制到 USB 密钥并随身携带晚上。

如果您遵循了所有这些步骤，那么您应该受到保护，免受除了地球被巨型陨石摧毁之外的任何事情的影响 - 在这种情况下，您可能不需要担心提交您的作品。