使用这 9 个 Microsoft Word 技巧来节省时间

快速链接

• 了解快捷方式

• 创建您自己的模板

• 使用智能查找

• 学习使用格式刷

• 启用导航窗格

• 使用自动更正创建自定义快捷方式

• 安装生产力插件

• 使用实时协作

• 外出时使用 Word 移动应用程序

Microsoft Word 提供了多种方法来节省创建或编辑文档的时间。从快捷方式和模板到自动更正和加载项，让我们看一下在使用 Microsoft Word 时可以加快工作流程的一些技巧。

1 了解快捷键

与任何其他计算机程序一样，Word 具有许多快捷方式，使您无需打开菜单即可快速执行常见操作。快捷键可以减少鼠标点击次数，从而显着提高您的速度。

以下是您需要学习的一些最流行的 Microsoft Word 快捷方式：

Ctrl + C

复制选定的文本。

Ctrl + V

粘贴选定的文本。

Ctrl + S

保存文档。

Ctrl + Z

撤消上一个操作。

Ctrl + Y

重做您撤消的上一个操作。

Ctrl + B

将所选文本加粗。

Ctrl + I

将所选文本设置为斜体。

Ctrl + F

在文档中查找文本。

Ctrl + K

插入超链接。

Ctrl + P

打印文档。

Microsoft Word 有大量快捷方式可帮助编辑、导航、格式化和插入内容。

2 创建您自己的模板

您是否经常创建具有相同样式、格式、设计和布局的文档？通过将它们变成模板，您可以节省大量时间。

为此，请打开要另存为模板的文档，然后单击“文件”>“保存副本”。在右侧，为文档命名，将下拉列表设置为“Word 模板 (*.dotx)”，然后单击“保存”按钮。

创建新的 Word 文档时，您可以像选择其他模板一样选择自定义模板。只需选择“个人”选项卡并单击模板 - 它将在 Word 中作为新文档打开。

3 使用智能查找

当您需要有关 Word 文档中的单词或短语的信息时，无需切换应用程序。您可以使用智能查找来搜索您需要了解的内容。

为此，请突出显示某个单词或短语，右键单击它，然后单击菜单中的“搜索‘单词/短语’”。

右侧会出现一个带有搜索结果的面板，让您可以更深入地了解您搜索的内容。

4 学习使用格式刷

如果您想将一个部分的格式应用到另一部分，则不必从头开始重新创建它。格式刷可以将其复制并粘贴到您需要的地方，从而为您节省大量时间。

要使用它，请将光标放在要复制的格式的文本上。然后，选择“主页”选项卡，然后单击功能区“剪贴板”组中的“格式刷”按钮（画笔图标）。您会注意到光标旁边现在有一个画笔图标。

接下来，突出显示要应用该格式的文本，仅此而已。但是，当您应用格式时，格式刷将变为非活动状态。这意味着您需要重复这些步骤才能再次复制并粘贴格式。

如果您希望格式刷保持活动状态，允许您将格式应用到多个部分，请双击“格式刷”按钮，而不是单击它。

5 启用导航窗格

Microsoft Word 中的导航窗格提供了文档的概述。这使您可以快速跳转到各个部分并在文档中进行搜索。您还可以通过将窗格中的标题拖动到不同位置来重新组织它们。

要启用导航窗格，请选择“视图”选项卡，然后勾选功能区“显示”组中的“导航窗格”复选框。

导航窗格将出现在左侧，可供您使用。

6 使用自动更正创建自定义快捷方式

自动更正可以在您键入时轻松更正大多数拼写错误的单词。但它还可以帮助您为常用单词、短语和符号创建自定义快捷方式。例如，如果您经常使用破折号 (—)，则可以将其设置为每当您键入两个连字符 (--) 时，自动更正都会将其替换为它。

为此，请转到“文件”>“选项”>“校对”，然后单击“自动更正选项”按钮。

在“自动更正”选项卡中，确保选中“键入时替换文本”复选框。在“替换”下的文本框中，输入要替换的单词、短语或符号。在“带有”下的文本框中，输入替换它的快捷方式。然后，单击“添加”按钮将其包含在自动更正列表中。

单击“确定”关闭对话框。从现在开始，当您键入该快捷方式时，自动更正将相应地替换它。

7 安装生产力插件

在 Microsoft Word 中安装加载项可以添加新功能，从而简化工作流程或自动执行重复任务。要在 Microsoft Word 中安装加载项，请选择“主页”选项卡，然后单击功能区加载项组中的“加载项”按钮。

在弹出窗口中搜索所需的加载项，然后当它出现在列表中时单击它旁边的“添加”按钮。

如果您想探索可用于 Microsoft Word 的加载项，请单击弹出窗口右下角的“更多加载项”按钮。这将打开商店，您可以在其中按类别或使用过滤器搜索加载项。

8 使用实时协作

如果您想与其他人一起处理 Word 文档，您不再需要向他们发送副本并在他们编辑主文档后手动将更改合并到主文档中。您可以使用 OneDrive 进行实时协作（前提是每个人都有 Microsoft 帐户）。如果没有，他们可以在 Microsoft 网站上轻松创建一个。

首先，您需要在 Word 中登录您的 Microsoft 帐户。为此，请单击屏幕右上角的“登录”，然后按照提示登录。

要将某人添加到文档中，请单击右上角的“共享”按钮，然后在菜单中再次单击“共享”。

选择要将文件上传到的 OneDrive 帐户，为文档命名，然后单击“确定”按钮。

在对话框中输入协作者的电子邮件地址，然后单击“发送”按钮。

9 在旅途中使用 Word 移动应用程序

您不再需要访问计算机来创建和编辑 Microsoft Word 文档。您可以轻松下载移动应用程序并在任何地方执行此操作。如果您将文档保存在 OneDrive 上，则可以在应用程序上访问它，并且您所做的更改将自动同步，以便您在返回桌面版本时可以从上次中断的位置继续。

您可以分别从 Google Play 和 App Store 下载适用于 Android 和 iOS 的 Microsoft Word 应用程序。

Microsoft Word 还有许多节省时间的技巧，我们不可能在一本指南中包含所有这些技巧。例如，您还可以自定义快速访问工具栏，将常用命令放在触手可及的地方。

此外，如果您想显着加快写作速度，请考虑将 Copilot Pro 添加到 Microsoft Word。该人工智能可以帮助您快速编写、重写和总结文档，从而显着提高您的工作流程和生产力。