与他人共享您的 Excel 电子表格？首先要做这 8 件事

正确共享 Excel 文件与专业创建 Excel 文件同样重要。这就是为什么我总是在共享文件之前检查文件的格式、更正任何错误、备份文件并应用密码保护。这是我在将文件发送给同事或客户之前所做的一切的清单。

1 删除不必要的数据以清理电子表格

在共享 Excel 电子表格之前，我做的第一件事就是对其进行整理，以便收件人更轻松地导航。我删除了不必要的数据并检查格式，以确保在整个电子表格中使用了一致的字体、大小和样式。如果工作簿有多张工作表，我会确保格式始终保持一致。

我还检查是否使用了一致的数字、文本和日期格式，并且数据在整个工作簿的单元格内一致对齐。我删除空列和行，删除所有注释，并删除准备工作表时使用的不必要的计算。另外，我删除重复的条目并正确标记列和行。

为了避免意外，我在另一台计算机和智能手机上打开电子表格，看看它在收件人端的显示方式。这可以帮助我提前发现格式问题。

一旦我的 Excel 电子表格看起来更干净，我就会检查并修复错误。我确保公式设置正确，查找不正确的单元格引用，并使用 Excel 的内置错误检查工具来捕获关键的计算问题。我使用跟踪先例和相关工具来查找不正确的链接和丢失的引用。

我还验证任何嵌入的链接是否都指向预期目的地。使用条件格式时，我确保规则按预期工作。我对数据进行排序和过滤，以确认一切正常。我不会忽视看似简单的步骤，例如运行拼写检查，以发现任何拼写错误。

这些步骤帮助我及早发现潜在问题，防止接收者对数据产生混淆或误解。

在共享之前，我总是用密码保护我的 Excel 电子表格，尤其是当它包含机密信息时。这使我能够控制谁可以访问它并对文档进行更改。虽然我个人不使用这些选项，但您可以设置不同的密码来锁定各个工作表、工作簿结构等。

共享密码时，我使用一种比发送文件所用的通道更安全的通道。我还仔细检查了密码保护是否正常工作。要使用密码保护 Excel 文件，请单击“文件”选项卡，选择“信息”，然后单击“保护工作簿”，选择“使用密码加密”，然后设置一个强而唯一的密码。

在公开共享电子表格之前，我添加了明确的说明，以确保所有专业水平的用户都可以理解和使用该表格。我清楚地标记用户需要输入数据或执行计算的位置，解释复杂的公式，并使用注释、注释和颜色编码来突出显示关键输出和重要部分。

我还在文件中添加了我的电子邮件地址，以便任何遇到问题的人都可以快速联系我。另外，我将文件的访问权限更改为“仅查看”（稍后会详细介绍）。这可以防止其他人对原始文件进行更改，同时允许他们查看原始文件，并在需要时创建自己的副本。

我总是在分享之前创建 Excel 电子表格的备份。这样，如果有人无意中更改了文档，我仍然可以访问原始副本，将其上传到驱动器，然后再次共享。如果原始文件损坏或意外删除，备份还可以防止我丢失数据。

另外，当进行新的更改时，我可以使用备份而不是篡改原始文件。使用 Excel 桌面应用程序时，我通过将文件保存在两个位置来创建备份。在线使用 Excel 时，我要么下载文件进行备份，要么创建在线副本并将其存储在 OneDrive 的个人保管库中以提高安全性。

在共享任何 Excel 文件之前，我总是调整共享设置，以确保只有目标收件人才能以适当的权限级别访问它。如果我想让其他人查看该文件，我将权限设置为仅查看。如果我希望他们能够进行更改，我会保持文件可编辑。

我还可以与不同的收件人共享文件并单独自定义访问权限。我为时间敏感的文件设置了一个到期日期，这些文件会在一定时间后自动撤销访问权限。我告知收件人他们的权限级别并测试该文件，以确保用户不会因权限配置错误而被锁定。

如果我知道收件人将打印 Excel 文件并以物理形式使用它，我会根据他们将使用的纸张尺寸和方向检查内容是否适合页面。我检查并调整分页符，以确保数据不会在页面之间笨拙地分割，并仔细检查是否没有隐藏或丢失关键元素。

我仅在预览打印文档的外观后才发送文件。我还会尽可能打印文档，以确保一切正常。

共享时我也会记住文件格式。如果我只想让收件人查看该文件，我会将其转换为不可编辑的 PDF，完美保留其演示文稿。如果收件人需要原始格式的文件，我会保留文件的原始格式 (XLSX)。我还会询问收件人是否使用旧版本的 Office 以兼容的格式保存文件。

我还确保文件大小不会太大，以免在通过电子邮件共享时引起问题。如果文件很大，我会压缩图像或图形并调整其大小，删除未使用的工作表，或以压缩格式保存文件以减小其大小。如果文件大小仍然是一个问题，我会将其上传到云端并共享下载链接而不是文件本身。

这些是我在共享文件时一贯遵循的一些做法。他们帮助我提前发现问题并避免尴尬。它还使收件人无需进行来回检查即可理解电子表格。这也不需要额外的解释，从而节省了我的时间。