Microsoft Word 中的文档很长？遵循这 5 个提示

汉娜·史赛克/极客指南

如果在草稿视图中看不到样式窗格区域，请单击“文件”>“选项”>“高级”，然后向下滚动到“显示”选项。在那里，将样式窗格区域宽度设置为 5厘米 或者 2 英寸 ，然后单击“确定”。

2 让您的工作轻松导航

无论您打算与他人共享长 Word 文档还是自己保留，都值得采取措施使其更易于浏览。

为冗长文档的每个部分开始一个新页面有助于将其分解并防止它成为一个连续的文本流。将光标放在章节的末尾或开头，单击功能区“布局”选项卡中的“中断”，然后选择要添加的中断类型。

用于组织冗长文档的两个最有用的分隔符是分页符（菜单中的第一个选项）或下一页分节符（菜单中的第四个选项）：

添加页码，以便更轻松地引用您作品的某些部分。虽然您可以将页码添加到 Word 的页眉中，但更传统的方法是将其添加到页脚中。

双击任何页面底部的页脚区域，您将看到功能区上出现“页眉和页脚”选项卡。单击页码 > 页面底部，然后选择适合您文档的页码样式。

Word 的目录表工具可以帮助读者避免滚动或轻拂许多页面来查找他们要查找的内容。

首先，确保已将文档中的所有标题分配给标题样式，因为 Word 在创建自动目录时会引用这些标题。

其次，向 Word 文档添加页码，以便目录易于使用。

然后，将光标放在想要显示目录的位置，然后单击“引用”选项卡中的“目录”。

您可以从预设选项中进行选择，也可以单击“自定义目录”来自定义其显示方式。

如果您在添加目录后对工作进行进一步更改，请右键单击表格上的任意位置，单击“更新字段”，然后选择“更新整个表格”或“更新页码”以确保它反映您更新的内容标题和页码。

在冗长的 Word 文档中包含大量默认 220 PPI（每英寸像素）或更高的图像可能会导致其变得缓慢。解决此问题并加快 Word 文档速度的一种方法是压缩图像。请记住，这样做会降低它们的质量，因此您可能会选择压缩哪些文件。

要压缩单个图像，请选择该图像，然后单击功能区“图片格式”选项卡中的“压缩图片”。

在“压缩图片”对话框中，选中“仅应用于此图片”，然后选择“150 PPI”。使用此分辨率将显着减少图像对文档性能的影响，而不会过度影响其质量。然后，单击“确定”。

要同时压缩所有图像，请单击“文件”>“选项”，然后选择左侧菜单中的“高级”选项卡。然后，找到“图像大小和质量”部分，并确保在第一个下拉字段中选择您正在处理的文档。将“默认分辨率”下拉列表更改为“150 PPI”，然后单击“确定”。

现在，如果您向作品中添加更多图像，它们将自动采用您选择的新默认分辨率。

表格是呈现数据的好方法，但如果它们在冗长的文档中跨越两页，它们会立即变得难以解释。

要将较小的表格保留在一页上，请首先选择除底行之外的每一行。

然后，单击功能区“主页”选项卡“段落”组一角的“段落设置”图标。

在“段落”对话框中，打开“换行符和分页符”选项卡，选中“与下一个保持一致”，然后单击“确定”。

然后，Word 将强制整个表格移至下一页。

另一种选择是保持表格跨越两页，但重复标题行。这意味着您的文档中不会出现大量空白，同时使表格更易于阅读。

首先选择标题行。

然后，在功能区的蓝色“布局”选项卡中，单击“属性”。

最后，在打开的对话框的“行”选项卡中选中“在每页顶部重复作为标题行”，然后单击“确定”。

当表格扩展到新页面时，Word 现在将强制重复标题行。

校对您的作品是确保其最高质量的关键步骤，但如果您的文档很长，这可能是一项艰巨的任务。幸运的是，Word 可以为您大声朗读。

将光标放在作品的开头，然后单击“审阅”选项卡中的“大声朗读”。随时按 Ctrl+Space 可暂停和恢复播放。