如何使用 Outlook 中的规则自动密件抄送电子邮件

有时，您可能想在收件人不知情的情况下将已发送的电子邮件复制到另一个地址。在 Microsoft Outlook 中，您可以为此设置规则。我们将引导您完成整个过程并分享一个重要的警告。

大多数人都熟悉电子邮件程序中的 CC（抄送）选项。抄送某人意味着您正在向他们发送消息的副本。其他收件人也可以看到谁被抄送了。

还有一个密件抄送（密件抄送）选项。您密件抄送的任何人都将对其他收件人隐藏，但他或她将能够看到发件人和收件人。

在 Outlook 中，您可以使用简单的切换开关将密件抄送字段添加到电子邮件中。为此，请打开一封新电子邮件，切换到“选项”选项卡，然后单击“密件抄送”。这将使“密件抄送”字段在此邮件和所有新邮件中可见。要再次隐藏它，请在任何新电子邮件上单击选项 > 密件抄送。

如果您想在特定电子邮件中密件抄送某人，只需在“密件抄送”字段中输入该人的电子邮件地址，就像在“收件人”或“抄送”字段中一样。

“密件抄送”字段最常用于向大量收件人发送批量电子邮件（例如时事通讯）。根据您在世界上的位置，出于数据保护的原因，您可能在法律上有义务隐藏人们的电子邮件地址。

即使没有强制性的法律义务，在未经他人同意的情况下不传播他人的电子邮件地址仍然是一种良好做法（也是一种常见的礼貌）。

在其他情况下，您可能希望密件抄送某人。例如，如果您正在与麻烦的员工或同事打交道，您可能希望记录您的电子邮件交互，以备不时之需提出申诉。 BCC 允许您将消息的副本发送到您想要的任何地址，而收件人不知道。

如果您想自动将密件抄送收件人添加到每封电子邮件或特定电子邮件（例如发送给特定个人的电子邮件或主题行中包含特定词语的电子邮件），则没有简单的方法可以做到。如果您使用过 Outlook 规则，您可能希望这是一个选项，但不幸的是，它不是。

可以使用规则，但您必须创建多个规则。具体来说，一个规则将类别应用于您想要密件抄送的电子邮件，另一个规则将该类别中的电子邮件自动转发到另一个地址。这与 BCC 不太一样，但它实现了相同的目的。

我们之前提到的重要警告是，许多企业阻止其员工在公司外部自动转发电子邮件。这是因为自动转发规则是网络犯罪分子用来从企业获取数据的常用方法。

任何大到拥有自己的 IT 部门的企业很可能会阻止自动转发。当有人设置自动转发规则时，它也可能会收到警报。

如果您的公司阻止自动转发，并且要发送到外部电子邮件地址，则您必须手动添加密件抄送。如果您要转发到公司内的另一个邮箱，或者您的公司没有阻止自动转发，那么您就可以开始了。

考虑到这一点，下面是设置这两个规则的方法。

规则 1：应用类别

确保您位于 Outlook 收件箱中，然后在查看“主页”选项卡时，单击“规则”>“管理规则和警报”。

在“规则和警报”面板中，单击“新建规则”。

在出现的“规则向导”中选择“对我发送的邮件应用规则”，然后单击“下一步”。

接下来，您选择要自动应用类别的电子邮件。如果要对所有电子邮件进行分类，请单击“下一步”。将显示警告；单击“是”。

如果您只想对特定邮件进行分类，则必须选择哪种类型。有大量的条件可供选择，包括主题行或正文中带有某些词的条件、带有附件的条件等。

我们将对发送给特定人员的电子邮件进行分类，因此我们选择“发送给人员或公共组”选项。

我们点击“People or Public Group”链接来选择收件人。

我们可以从我们的地址簿中选择这个人，或者直接在“收件人”字段中输入电子邮件地址，然后单击“确定”。

我们点击“下一步”。

在向导的下一页上，我们选择“将其分配给类别类别”。

然后我们单击“类别”链接以分配类别。

在打开的“颜色类别”窗口中，我们选择要应用的类别。也可以点击“新建”新建一个，然后点击“确定”。

为避免自动将错误的电子邮件转发给自己，请考虑为此创建一个全新的类别。

向导中的类别将更改为您选择的类别。单击“完成”。

单击确认框中的“确定”，您的第一个规则就创建好了。

规则 2：自动转发电子邮件

现在您必须设置一个规则，自动转发具有您在规则 1 中选择的类别的电子邮件。

首先，单击您的“已发送”项目文件夹以切换到它。此步骤是必不可少的，否则，该规则将只对收件箱中的电子邮件运行。

在 Outlook 的“主页”选项卡上，单击“规则”>“管理规则和警报”。

选择“新规则”。

在“规则向导”中，单击“对我收到的邮件应用规则”，然后单击“下一步”。

在向导的下一页上，选择“分配给类别类别”。

单击“类别”链接以选择要将其分配到的类别。

在“颜色类别”窗口中，选择您在规则 1 中设置的类别，然后单击“确定”。

向导中的类别将更改为您选择的类别。点击下一步。”

在下一页上，选择“将其转发给其他人或公共群组”。

单击“人员或公共组”链接以选择收件人。

您可以从地址簿中选择要将电子邮件转发到的地址，或在“收件人”字段中键入该地址。然后，单击“确定”。

单击“下一步”两次以进入向导的最后一页。为您的规则命名，确保它适用于“已发送邮件”文件夹，然后单击“完成”。

您的规则现已创建！每当您向指定的人发送电子邮件时，都会在电子邮件中添加一个类别（规则 1）。一旦电子邮件到达您的“已发送邮件”文件夹，它将自动转发到您在规则 2 中指定的地址。