使用 Outlook Online 中的内置清除功能清除不需要的电子邮件

Outlook 在电子邮件客户端中内置了有用的工具，例如杂乱无章、对话清理和重点收件箱，以帮助保持收件箱整洁。 Outlook Online 包含一项名为 Sweep 的功能，该工具用于使用简单规则删除或移动电子邮件。这是它的工作原理。

Sweep 是一种工具，可让您设置有关特定发件人的电子邮件应发送到何处的规则。扫描规则每 24 小时运行一次，您可以在您喜欢的任何文件夹中创建规则，而不仅仅是收件箱。

“扫描”工具位于 Outlook Online 顶部的工具栏上。当您从您所在的文件夹中选择任何电子邮件时，它就会出现（除了您自己和 Microsoft 告诉您 Clutter 已移动一些邮件的消息）。

Sweep 是一个移动工具，这意味着您可以选择移动哪些电子邮件，也可以选择将电子邮件移动到的文件夹。

默认情况下，Sweep 会将所选发件人的所有电子邮件移动到“已删除邮件”文件夹，因此虽然 Sweep 是一个移动工具，但它也可以用来删除电子邮件。

您可以将“移至”从已删除邮件更改为您喜欢的任何文件夹，包括收件箱。这意味着 Sweep 不仅仅用于清理您的收件箱。

例如，如果您决定开始对电子邮件进行分类，则可以使用 Sweep 将存档文件夹中来自特定发件人的所有电子邮件快速移动到处理文件夹，并同时对它们应用一个类别。这比手动查找电子邮件要快得多。

第二个选项——“移动文件夹中的所有邮件和任何未来的邮件”——也将移动来自所选发件人的所有电子邮件，但它也会移动来自该发件人的所有未来邮件。

与第一个选项一样，第二个选项的功能比看上去的要强大。此选项适用于任何文件夹，因此您可以使用它来自动化您的文件系统。假设您是那种拥有电子邮件文件系统的人。每次处理电子邮件时，您都必须手动将其移动到正确的文件夹中。但是使用 Sweep，您可以将其自动化。

在您的存档文件夹中设置清除规则，将来自特定发件人的每封电子邮件移动到正确的文件夹。然后，当您处理完收件箱中的电子邮件后，移至存档并让扫描规则将其从那里发送到正确的文件夹。

第三个选项——“始终保留最新消息并将其余消息从文件夹中移出”——是 Outlook 客户端中对话清理工具的动态版本。该工具会在您告诉它时手动运行，这是我们推荐使用的一个很棒的工具，但 Sweep 版本会自动运行。

对于来自人的消息，此选项可能不适用，因为人们可以通过电子邮件向您发送不同的信息。但它非常适合来自时间表系统或常规警报消息之类的提醒电子邮件。

最后一个选项——“始终将超过 10 天的邮件从文件夹中移走”——非常适合那些被电子邮件淹没的人，这些电子邮件像河床中的淤泥一样堆积在收件箱中。

有很多电子邮件，如果您在一周左右的时间内不处理它们，则根本不会得到处理。因此，为什么不自动将它们移出您的收件箱呢？

如果这不适合您，此选项对于处理包含有时间限制的信息的电子邮件仍然有用。您会收到有关下周当地活动的电子邮件吗？此选项非常适合清除这些内容。如果您有机会阅读它们，那太好了，您可以自己处理它们。如果您不这样做，请让 Sweep 为您处理它们。

它们不必删除，因为您可以将它们发送到任何您想要的文件夹，因此代金券交易可能会被删除，但来自当地天文学会的关于本周天空发生的事情的电子邮件可能会被存档。

要查看所有清除规则并在需要时将其删除，请单击“设置”>“查看所有 Outlook 设置”。

打开电子邮件 > 扫一扫。

您将能够看到您创建的所有扫描规则并删除它们。

总的来说，Sweep 是一个非常强大的移动工具。您可以使用它来保持收件箱整洁，或者作为一个简单的工作流程工具将邮件从一个文件夹传送到另一个文件夹。我们认为这是对 Outlook 武器库的一个很好的补充，可以帮助你控制你的电子邮件。