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如何在 Windows 10 或 Windows 11 上扫描文档


智能手机已经取代扫描仪来完成许多常见任务。但是,如果您需要获取旧照片、幻灯片或底片的数字副本,或者高质量的纸张扫描,手机仍然无法击败专业设备。

如何设置扫描仪

如果您还没有,请先将扫描仪连接到您的计算机或网络。如果您不熟悉如何操作,请先阅读如何在 Windows 10 或 Windows 11 上添加打印机——尽管它们是不同类型的设备,但过程基本相同。

大多数扫描仪都可以使用制造商提供的特殊软件或使用 Windows 提供的通用应用程序进行控制。 Windows 11 对较旧的扫描仪来说往往很困难,尤其是当它们是一体式打印机的一部分时。如果 Windows 扫描或 Windows 传真和扫描无法检测到您的扫描仪,请尝试从制造商处手动下载和安装驱动程序。

配置您的扫描仪

在设置扫描设置时,有几个重要选项可供您使用。选择正确的设置可以节省您的时间和存储空间。

每英寸点数 (DPI)

最重要的选项是每英寸点数或 DPI 设置。 DPI 确定扫描某些内容时将创建的图像的分辨率。例如,如果您的扫描仪面积为 8.5”x11”,并且您以 200 DPI 扫描文档,则生成的图像的分辨率为 1700×2200。如果您以 600 DPI 扫描同一文档,它将具有 5100×6600 的分辨率。 DPI 越高,图像越大。较高的 DPI 设置也会导致扫描速度变慢。

如果您正在扫描旧胶片底片、幻灯片、高质量印刷品或艺术品,您可能希望尽可能高以提取所有可用细节。使用更高的 DPI 意味着图像可以放大到更大的尺寸而不会变得明显像素化。通常越多越好,但有一点你并没有真正从提高 DPI 中获得任何好处。

下面是一个在 8.5”x11” 纸上使用逼真画法绘制猪的示例。就上下文而言,猪的图画只有大约一英寸长。

第一张图片是 200 DPI 下的猪扫描图。猪的轮廓和特征清晰可见。

下图是完全相同的猪,但以 1200 DPI 扫描。轮廓和形状是可见的,但您还可以清楚地看到有关圆珠笔如何将墨水滴到一张纸上的更多细节。

如果您只是扫描文本文档,那么提高 DPI 没有多大意义——您所做的只是揭示有关墨水如何渗入纸张并生成不必要的大图像的细节。

正常大小的文本在 200 DPI 下和在 1200 DPI 下一样清晰,并且只是文件大小的一小部分 — 200 DPI 扫描的大小为 57.5 KB,1200 DPI 扫描有大小为 1.6 兆字节。如果您只是归档大量文档,这没什么大不了的,因为存储比以往任何时候都便宜,但如果您要将它们上传到互联网,这可能很重要。

颜色

扫描时可以选择三种基本颜色格式选项:彩色、灰度和黑白。以下是这些术语的实际含义。

  • 黑白:删除所有颜色和阴影信息 - 所有颜色或灰色都转换为黑色。
  • 灰度:删除所有颜色信息,但保留阴影信息。如果页面上有浅蓝色,它将变为浅灰色。如果您的文档上有深绿色,它会变成深灰色。
  • 颜色:保留所有颜色和阴影信息。

在所有其他条件相同的情况下,黑白扫描的文件大小最小,而彩色扫描的文件大小最大。灰度扫描位于中间。

如果您只扫描文本文档,黑白就可以了——如果您扫描对比度差的褪色文本,它甚至可能会有帮助。任何带有图像的文档都应根据您的需要以灰度或彩色扫描。灰度图像会占用更少的空间,所以如果您不关心颜色,请使用灰度。

如有疑问,您应该进行彩色扫描。以后您总是可以将扫描图像转换为灰度或黑白图像,但是向灰度图像添加颜色要困难得多,需要有艺术眼光才能做好。

文件格式

有几十种图像格式,但 Windows 扫描和 Windows 传真和扫描只为您提供了少数几种。您使用哪种取决于您的需求,但这里有一些需要考虑的事项。

PNG 和 JPEG 基本上得到普遍支持——遇到不接受这两种格式的应用程序或网站是非常罕见的。 PNG 是无损压缩的,这意味着它们应该保持比有损的 JPEGS 更高的质量。 JPEG 往往比 PNG 小一点。

TIFF 是一种极其通用的图像格式。 TIFF 可以使用无损或有损压缩并支持标记以便于组织。 TIFF 通常以未压缩的方式存储,因此文件通常比 PNG 或 JPEG 大,但它们的质量已经达到了最佳状态。

PDF 是可以包含图像、文本等的文档文件。 PDF 与 JPEG 和 PNG 一样受到普遍支持——任何浏览器都可以打开,并且有许多更专业的程序可以打开和编辑它们。 Adobe Acrobat 是可用的功能最全的选择,尤其是在您付费订阅的情况下。 Acrobat 还具有内置的光学字符识别 (OCR) 功能,可以将扫描文档的图像转换为可编辑的文本文件。

如果您不确定要使用哪种格式,请使用 TIFF 或 PNG。如果您决定需要或想要其他格式,它们可以很容易地转换成任何其他格式。

如何使用 Windows 扫描进行扫描

Windows Scan 是 Microsoft 最新的扫描软件。您可以直接从 Microsoft Store 下载它。单击“安装”并等待它完成,然后单击“打开”。

如果您之前安装过但没有打开它,请单击“开始”按钮并在搜索栏中键入“扫描”,然后在结果中单击“扫描”。

Windows Scan 具有非常简约的 UI,这对于为 Windows 10 和 Windows 11 设计的应用程序很常见。唯一立即可用的设置是更改文件类型的选项。单击“显示更多”以显示更多选项。

您可以更改颜色选项、扫描分辨率、文件类型和保存位置。请记住,增加 DPI 设置会减慢扫描速度并导致文件变大。

根据您的喜好调整设置,然后单击“扫描”。如果您想在不实际保存图像的情况下了解图像的外观,可以单击“预览”。

Windows Scan 会在两次扫描之间,甚至在重新启动之间记住您的设置。

如何使用 Windows 传真和扫描进行扫描

Windows 传真和扫描已经存在很长时间了。它首先随 Windows Vista 一起发布,此后已包含在每个版本的 Windows 中。用户界面 (UI) 并没有优雅地老化,但程序本身仍保持完整的功能。

单击“开始”,在搜索栏中键入“传真和扫描”,然后按 Enter 键或单击“打开”。

如果您计划扫描大量项目,请考虑设置自定义扫描配置文件。这将节省您的时间,因为您不必在每次打开程序时都调整扫描设置。单击“工具”,然后单击“扫描设置”。

在弹出窗口中单击“添加”。

弹出的窗口包含您可以在扫描配置文件中更改的所有选项。根据您的喜好对其进行调整,将其命名为描述性的名称,然后单击“保存配置文件”。也关闭前一个窗口。

您已准备好开始扫描。将您要扫描的东西放在扫描仪床上,然后单击“新扫描”。

此窗口中有许多可用选项。根据您的喜好调整它们或选择预制配置文件,然后单击“扫描”。

随着您增加 DPI 设置,扫描将花费更长的时间。如果您要以高分辨率扫描大量文档,请准备好花一些时间坐在扫描仪旁边。扫描内容后,它将显示在“传真和扫描”窗口右中侧的列表中。

扫描的图像默认保存在“C:\Users\(YourUserName)\Documents\Scanned Documents”中。不幸的是,没有一种简单的方法可以更改扫描文档的保存位置,但您可以设置一个符号链接,这几乎一样好。

尽管 Windows 传真和扫描要老得多,但它比 Windows 扫描有更多可用选项。 Windows Scan 唯一真正的优势是能够更改图像的保存位置。即使安装了专用驱动程序,Windows Scan 也可能与较旧的扫描仪存在问题 - 如果您遇到这种情况,请尝试使用 Windows Fax and Scan。