为什么你应该安排你的电子邮件

您总是立即回复电子邮件吗？还是让它们堆积起来？安排外发消息是确保您的收件箱不会被您利用的好方法。在此处详细了解安排电子邮件的好处。

设定清晰的界限

并非每个人的工作时间都被视为“正常”工作时间。如果您是喜欢在凌晨 2 点查看收件箱的夜猫子或失眠症患者，因为您没有更好的事情可做，那么您将拥有更多的力量。但是，迟发电子邮件会不会让您的同事认为您无论白天还是晚上都可以随时待命？

如果您在晚上 7 点下班后发送电子邮件。在星期五，你可能会很不幸地收到电子邮件回复、即时消息或电话。 “只是跟进你最近的电子邮件”是他们离开办公室安顿一晚或周末后不想听到的话语。

您可以通过将您的响应安排在您希望清醒和有空的时间来避免对自己设定不切实际的期望。这可能是在您早上开始工作之前或第二天的午餐时间。

这使您可以充分利用停机时间，以便您可以在第二天专注于更重要的问题（甚至可以在您的工作日程中腾出空间来喝杯咖啡或玩扫雷游戏）。

延迟外发消息也有战术上的原因。电子邮件是一种自诞生以来就没有太大变化的媒介。一些电子邮件客户端试图根据感知的重要性对您的收件箱进行重新排序，但并不是每个人都使用这些功能。一些电子邮件客户仍然喜欢按时间倒序对收件箱进行排序。

如果你在晚上 10 点发消息在阅读的前一天晚上，您的信息很可能会在第二天上午 9 点之前被埋没。如果您希望您的邮件显示在靠近邮件堆顶部的位置，请将其安排在您希望收件人阅读之前不久发送。

假设您有时间这样做（并且您完全清醒），那么在电子邮件到达时对其进行回复是有充分理由的。当您阅读需要回复的电子邮件时，无论您是否愿意，您的大脑都会开始撰写合适的回复。

在沉睡于一条消息之后记住第二天要说的所有内容可能很困难。这就是为什么你应该考虑写下并安排你的回应，这样你就不会忘记你首先要说的话。

知道您已经解决了问题，您可能还会发现更容易再次关闭。毕竟，您不会为明天需要做的每一件事而烦恼。

有些电子邮件回复比其他回复需要更多的时间和考虑。处理敏感问题或重要决定可能是一个令人伤脑筋的过程。因此，花点时间确保您的回复包含您想说的一切，同时保持尊重很重要。

在这些情况下，您也可以充分利用电子邮件调度程序。这些工具使您能够做出响应，同时知道您有几个小时或几天的时间来根据需要更改任何外发电子邮件消息。

这对于标准的、普通的工作响应甚至很有用。例如，您可以在发送之前查看前一天晚上在早上通勤时写下的任何电子邮件。让这成为您日常工作的一部分，但不要在点击“日程安排”按钮后沾沾自喜（毕竟时间紧迫）。

就在不久之前，您还需要依赖第三方服务、邮件客户端插件或昂贵的服务升级才能安排电子邮件。幸运的是，许多服务现在都将邮件调度作为其标准功能的一部分。

例如，Gmail 允许您通过单击“发送”框中的下拉箭头并选择“计划发送”来安排外发邮件。 Microsoft Outlook 的桌面应用程序允许您使用“延迟传递”功能安排电子邮件。

Apple 在其 iOS 16 和 iPadOS 16 Mail 应用程序中添加了邮件计划，该功能也进入了 macOS Ventura 的 Mail 中。

虽然“取消发送”电子邮件在技术上是不可能的，但许多服务现在都在宣传该功能。在许多情况下，这些服务会在邮件发送前引入延迟，因此您可以快速阻止电子邮件继续发送。

学习如何使用此功能可以帮助您避免尴尬或使您能够在更合适的时间发送消息。

自 2015 年以来，Gmail 就有了不发送功能，Outlook 也有类似的功能。 iOS 16、iPadOS 16 和 macOS Ventura 中的 Apple Mail 也引入了该功能（只需寻找点击发送后立即出现的“撤消”按钮）。 Apple 还在 iMessage 中引入了该功能。