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6 个 Google 文档功能可帮助您创建更好的文档


有时我们会寻找提示和功能来更快地做事。然后,还有其他时候我们只是想做得更好。在这里,我们将了解一些可以改进您的文档的 Google 文档功能。

1.使用表格来构建文本

一些文本属于一个段落,项目通常放在一个列表中,然后是表格中看起来更好的细节。您可以在 Google 文档中轻松插入表格,甚至可以查看有用的模板之一。

举个例子,这里的信息是一个列表形式就可以了。但是一张桌子会让它看起来整洁干净。

选择“插入”选项卡,移至“表格”,然后选择列数和行数。当表格出现时,将数据弹出到其中。

您可以将表格中的字体设置为粗体或颜色,对表格进行排序以便于查看,如果要以不同方式显示数据,还可以重新排列行和列。因此,不仅表格看起来不错,而且使处理文本变得简单。

Google Docs 还提供了一些表格模板。您可以使用产品路线图、评论跟踪器、项目资产或启动内容跟踪器。每个模板都有标题和下拉列表,可轻松包含您需要的数据。但当然,您可以编辑模板以满足您的需要。

如果您对使用模板感兴趣,请转到“插入”并移至“表格”>“表格模板”以查看选项。

选择您想要的一个,它会弹出到您的文档中供您使用。

2.插入下拉列表以轻松选择项目

如果您的文档中包含随时间更新的详细信息,则可以插入和自定义下拉列表。这使您或您的团队可以选择项目,而不是键入、格式化或输入不正确的信息。

选择“插入”选项卡并选择“下拉列表”。

您会看到几个针对项目状态和审核状态的预设下拉列表。这些与上述表格模板中使用的下拉列表相同。要查看列表项,请将光标悬停在列表中的该预设上。如果您使用预设,您可以对其进行编辑以满足您的需要。

您还可以通过在“文档下拉列表”框中选择“新建下拉列表”来创建自己的列表。然后,命名列表,输入列表项,选择颜色,然后点击“保存”。

3.为概述添加摘要和大纲

为了让您的读者了解您的文档,您可以使用内置的摘要和大纲功能。

选择文档左上角的“显示文档大纲”图标。如果您没有看到它,请转到“查看”并选择“显示大纲”。

如果要包含摘要,请单击加号并键入文本。

要使用大纲,请使用标题格式化您的文档部分。选择一个标题,转到“格式”>“段落样式”,然后从弹出菜单中选择一个标题级别。

大纲会自动更新以包含您的标题。如果您使用不同的标题级别,您也会在大纲中看到层次结构。您的读者可以在大纲中选择一个项目以直接转到文档的该部分。

4.包括导航目录

当您创建冗长的文档或类似手册的内容时,目录可以帮助您和您的读者浏览文档。

Google Docs 提供了一个方便的功能来插入目录并保持更新。转到插入,移至目录,然后在弹出菜单中选择一种样式。

就像上面的大纲一样,你需要用标题来格式化你的部分。然后它们会自动显示在目录中。

在文档中添加或删除部分时,您可以更新目录。选择表并单击更新图标。

5. 使用链接让读者快速访问

由于 Google 文档是一个基于网络的应用程序,使用链接让您的读者能够快速访问资源、其他文件或网站是一种不错的做法。

选择要链接的文本、图像或对象,然后单击工具栏中的“插入链接”按钮或转到菜单中的“插入”>“链接”。

然后,您可以添加 URL、选择文档,甚至可以链接到文档中的某个位置。单击“应用”,您将看到您的项目已链接。

当您将光标放在链接上时,您会看到预览图块出现。选择链接以在新的浏览器选项卡中将其打开(除非它用于文档中的某个位置。)

6.使用书签跳转到文档位置

如上所述,向文档添加链接对您的读者很有帮助。因为您也可以使用该功能链接到文档中的位置,请考虑添加书签。

您可能有一个表格、名称或特定文本未格式化为包含在大纲或目录中的标题。通过使用书签,您的读者可以直接跳转到文档中的那个位置。另外,如果您想在电子邮件或聊天中分享书签链接,您可以复制它。

选择要添加书签的文本或项目。转到“插入”选项卡并选择“书签”。

您会看到附加到文本或项目的书签图标。如果您愿意,您可以从那里使用复制图标获取链接以在其他地方共享。

要将链接添加到文档中的书签,请按照上述步骤插入链接。然后,选择弹出菜单底部的“标题和书签”并选择书签。

您会在文档中看到链接的项目。您和您的读者只需选择链接并单击“书签”即可访问该位置。

无论您是使用表格来获得简洁的外观、使用下拉列表来轻松输入项目,还是使用摘要和大纲来提供概览,这些 Google 文档功能都可以使您的文档对读者更具吸引力和实用性。