提高工作效率的 7 个 Google 表格功能

节省时间、轻松执行任务、高效工作以及最大化产出都是生产力的组成部分。借助这些 Google 表格功能，您可以提高工作效率并更有效地处理电子表格。

1. 没有公式的计算

就像在 Microsoft Excel 的状态栏中查看计算一样，您可以在 Google 表格中快速查看一组单元格的总和、平均值、最小值或最大值。这为您提供了一种简单的方法来查看计算结果，而无需在工作表中添加您可能不需要的公式。

选择要计算的单元格。您可以选择行、列、数组、随机单元格或组合。

向下查看工作表右下角的“探索”旁边。您会看到所选单元格的总和。

选择包含总和的框并选择另一个计算或只是查看所有计算。

除了提到的基本计算之外，您还可以看到所选单元格的数量以及包含数字的所选单元格的数量。

2. 用于快速分析的列统计

也许您要分析工作表中的特定列。您可能需要的不仅仅是频率或分布等基本计算。您可以使用列统计功能。

要打开该功能，请选择一列，然后执行以下操作之一：

• 右键单击并选择“列统计信息”。
• 点击列字母旁边的箭头并选择“Column Stats”。
• 转到菜单中的数据 > 列统计信息。

当 Column Stats 侧边栏打开时，您可以欣赏到您的列中数据的漂亮快照。查看计数或分布图、频率表以及行、空单元格、唯一值和计算的总计。

要更改列，请使用边栏顶部的箭头。要忽略列标题等行，请使用加号和减号按钮。

3. 探索建议、行动和图表

如果您想要有关整个工作表的更多信息，而不仅仅是一列，您可以使用浏览功能进行快速分析。

在工作簿中的任何工作表上，只需单击右下角的“探索”。如果您需要特定范围的单元格的详细信息，请先选择它们。然后，您会在“探索”侧边栏中看到大量详细信息。

在顶部查看快速计算（对于选定的单元格），询问有关您的数据的问题或使用建议，应用格式或插入图表。

要查看工作表详细信息、获取特定信息或添加图表的简便方法，请查看探索。

4. 限制条目的数据验证

没有什么比工作表中的数据不正确更糟糕的了。借助数据验证功能，您可以使用文本、日期、数字甚至电子邮件地址的规则来限制条目。

选择要添加验证的单元格或范围。然后，转到“数据”选项卡并选择“数据验证”。

在弹出窗口中，确认单元格或范围，添加条件，选择无效数据的操作，并可选择显示帮助文本。点击“保存”，然后对您的验证进行测试。

无论您需要 10 到 100 之间的数字、2022 年 1 月 1 日之后的日期，还是有效的 URL，Google 表格中的数据验证都可以确保您得到所需的信息。

5. 便于数据输入的下拉列表

另一个方便的数据输入工具是下拉列表。您可以使用上述数据验证功能创建一个选项下拉列表，供您或您的团队从中选择。

选择您想要列表的单元格，然后转到“数据”>“数据验证”。您可以从包含列表项的一系列单元格中进行选择，也可以自己输入。因此，选择“范围列表”或“项目列表”，然后添加单元格范围或项目。

根据需要填写无效数据和外观的剩余字段，然后单击“保存”。

从那时起，您或与您共享工作表的人只需从列表中选择一个条目即可。您还可以在 Google 表格中创建一个从属下拉列表，以获得更高级的列表选项。

6. 用于保存过滤器的过滤视图

过滤器为您提供了缩小查看或分析数据范围的绝佳方式。因此，如果您发现自己经常以相同的方式进行过滤，则可以使用过滤视图来保存它。

像往常一样过滤数据。然后，使用工具栏中的过滤视图箭头或菜单中的数据 > 过滤视图。选择“另存为筛选视图”。

当工作表周围出现黑色边框时，在左上角为筛选视图命名。然后您可以使用右上角的 X 关闭视图。

要随时访问视图，请使用工具栏中的过滤视图箭头或转到菜单中的数据 > 过滤视图并选择过滤视图名称。

该视图会出现，供您查看过滤后的数据。完成后单击 X 关闭视图。

您还可以从头开始创建过滤器视图，对其进行编辑等等。查看我们关于该功能的详细操作方法以了解更多详细信息。

7.工作簿变更通知

虽然您可以查看工作簿的版本历史记录以了解您的协作者更改了什么，但为什么不在如果 以及何时 发生更改时收到通知呢？您可以为此设置电子邮件提醒。

打开您的工作簿并在菜单中选择“工具”>“通知规则”。在弹出窗口中选择“添加另一个通知规则”。

然后您可以选择通知的工作方式。当进行任何更改或用户提交连接的表单时，您会收到一封电子邮件。然后，您可以立即收到电子邮件或每天收到总结。

完成后选择“保存”，然后选择“完成”。展望未来，只需检查您的收件箱以了解 Google 表格的更改，而不是花时间查看版本历史记录以查看是否进行了更改。

希望这些 Google 表格功能中至少有一项能帮助您或您的团队提高工作效率。