7 个未被充分利用的 Microsoft Outlook 功能

有时，您忙于查看和撰写电子邮件，以至于没有时间浏览收件箱的其余部分。 Microsoft Outlook 有许多未被充分利用但对日常任务非常有用的功能。

1. 大声朗读收听电子邮件

当您可以在收听需要阅读的电子邮件的同时处理其他事情时，多任务处理就会简单得多。这时候大声朗读功能就派上用场了。

在收件箱中选择一封电子邮件或在新窗口中打开它。点击“朗读”。您会在收件箱视图的“主页”选项卡和电子邮件视图的“消息”选项卡上找到此按钮。

您会看到一个带有播放、暂停、前进和倒回按钮的小工具栏。您还可以使用齿轮图标来调整速度或声音。

查看移动设备上的“大声朗读”功能，随时随地收听电子邮件！

虽然消息预览功能不是惊天动地的功能，但很多人都不知道。查看收件箱中的电子邮件时，您可以在邮件列表中为所有文件夹或仅显示一行、两行或三行。您也可以完全关闭该功能。

转到收件箱视图中的“查看”选项卡，然后选择“邮件预览”下拉箭头。选择您要查看的行数。

系统将提示您将设置应用于所有邮箱或仅应用于当前文件夹。做出选择，您将看到收件箱更新。

这是一个方便的功能，可以在不实际打开电子邮件的情况下查看更多电子邮件。您可能会发现这是一个可以等到以后再做的事情，或者是一个需要立即采取行动的事情。

当您向一大群人发送电子邮件时，您可以使用提及功能来引起特定人的注意，就像在 Facebook、Twitter 或 Slack 上一样。在电子邮件正文中提及某个人会突出显示他们的姓名，自动将他们添加到“收件人”行，并在他们的收件箱电子邮件列表中显示 @ (At) 符号。

首先输入 @ 符号，然后输入他们的名字，甚至是前几个字母。您会看到显示的建议，因此只需选择正确的联系人即可。

如果其他人在电子邮件中提到您，您可以轻松地看到所有这些消息。您可以将“提及”列添加到您的收件箱。或者，使用收件箱顶部的“过滤器”按钮选择“提及的邮件”。然后，您会看到有人提到您的那些电子邮件。

如果您在 Word 或 Excel 中使用模板，那么您就会知道它们的价值。您可以获得所需的基础知识，然后插入自己的详细信息，而无需从头开始创建文档或工作表。您可以通过创建自己的模板在 Outlook 中执行相同的操作。

像往常一样撰写新邮件。选择文件 > 另存为。在对话框中，输入文件名，然后在“另存为类型”下拉列表中，选择“Outlook 模板”。

要使用您的模板，请转到“主页”选项卡并打开“新项目”下拉菜单。移动到更多项目并选择“选择表格”。

在弹出窗口顶部的“查找范围”下拉列表中，选择“文件系统中的用户模板”。从列表中选择模板，然后单击“打开”。

然后您的模板会出现在一个新的消息框中，供您完成并发送。

如果您想将收到的电子邮件用作事件或任务的基础，只需使用拖放即可。

将电子邮件拖动到左侧导航窗格中的日历或任务图标，然后松开。

您会看到一个新的事件或任务与正文中的电子邮件一起出现。照常完成活动邀请或任务。

Quick Steps 是一项非常棒的功能，可以一次在一封电子邮件上执行多项任务。您可以自定义预设快速步骤或创建自己的快速步骤。

转到主页选项卡，您将在功能区的相同命名部分中看到快速步骤集合。要使用预设，请在框中选择它。然后您会看到“首次设置”窗口，您可以在其中添加所需的详细信息，完成后单击“保存”。

要创建您自己的，请在“快速步骤”框中选择“新建”或使用“新建快速步骤”弹出菜单来选择起点。

选择您的第一个操作并完成详细信息。对于另一个，单击“添加操作”并执行相同操作。选择“完成”以保存快速步骤。

要使用预设或自定义快速步骤，请选择电子邮件，然后从“主页”选项卡上的功能区中选择“快速步骤”，或者右键单击并从快捷菜单中的“快速步骤”中选择一个选项。

如果您使用 Outlook for business，那么发送一封提到附件然后忘记附加文件的电子邮件是很常见的。为了节省以后必须重新发送带有附件的电子邮件的时间，请利用 Outlook 的内置警告系统。

要打开该功能，请转到“文件”>“选项”。选择左侧的邮件，然后向下滚动到右侧的发送消息。

选中当我发送可能缺少附件的消息时警告我复选框，然后选择“确定”以保存更改。

启用此警告后，当您撰写一封包含“附件”或“已附加”一词的电子邮件时，Outlook 将显示一条弹出消息，告知您忘记附加该文件。

然后，您可以选择“不发送”来附加文件，如果您不需要附件，则可以选择“仍然发送”。

利用其中一项或多项未充分利用的功能，看看它们是否可以让您的 Outlook 任务更轻松一些。如果您还使用 Office 套件进行演示，请同时查看我们未充分利用的 PowerPoint 功能列表。